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Como fazer relatórios de vendas? Descubra as 6 métricas indispensáveis

Aprenda a fazer relatórios de vendas impecáveis

Um relatório de vendas resume as atividades comerciais de uma empresa, incluindo informações sobre o volume de vendas, leads, novas contas, receitas e custos para um determinado período.

Também permite analisar essas informações ao longo de cada etapa do funil de vendas (e quaisquer falhas contidas nele), indicando, ainda, o desempenho da sua equipe comercial.

Com isso, ajudam a empresa a adaptar sua abordagem de vendas e desenvolver estratégias de crescimento. 

Além de fornecer insights sobre o sucesso das metodologias de vendas, trazem previsões de dados para vendas futuras, permitem análises de desempenho em comparação com períodos anteriores e garantem maior compreensão das motivações do cliente.

Isso, é claro, se forem bem elaborados.

Descubra de uma vez por todas como criar um relatório de vendas impecável!

  1. O que é um relatório de vendas
  2. Qual é o objetivo dos relatórios de vendas
  3. Como fazer um relatório de vendas
  4. Quais métricas incluir em seu relatório de vendas.

O que são relatórios de vendas?

Relatórios de vendas resumem todas as atividades de vendas que ocorrem em um período específico de tempo. Seus dados são organizados para comunicar informações significativas sobre o progresso da equipe e o crescimento comercial geral.

Os relatórios de vendas são, geralmente, criados por líderes ou gerentes comerciais e podem ser formatados de diferentes formas para comunicar dados importantes com eficácia.

Ferramentas como as planilhas são boas para armazenar dados e realizar cálculos complexos, mas para extrair dados, exigem configuração de fórmulas e formatação de planilhas do zero.

Mas, quando você usa um CRM, consegue gerar relatórios de vendas em tempo real e sem esforço, já que esses sistemas rastreiam e armazenam todos os dados comerciais.

Além disso, ao automatizar partes do processo de relatórios de vendas, você reduz tempo e esforço, que podem ser empregados nas análises das informações.

A maioria dos sistemas de CRM, como o da Leads2b, oferecem vários tipos de relatórios que você pode gerar e personalizar conforme suas necessidades.

Crie relatórios de vendas personalizados com a Leads2b
Crie relatórios de vendas personalizados com a Leads2b

Qual é o objetivo dos relatórios de vendas?

Relatórios de vendas detalham todas as atividades de comerciais da sua equipe, fornecendo uma visão do que deve ser feito de forma diferente e inclui vários indicadores (KPIs).

Também reúnem explicações de como esses números afetaram as operações comerciais atuais – e como podem impactar as futuras. 

Os relatórios de vendas são importantes porque permitem que a equipe, gerentes e executivos da empresa avaliem o desempenho de seus produtos ou serviços. 

Isso os ajuda a tomar decisões melhores no futuro e evitar problemas em potencial.

Além de permitir o mapeamento estratégias eficazes de crescimento, identificar clientes ideais e descobrir como otimizar o processo de vendas.

Como os relatórios de vendas ajudam os líderes comerciais
Como os relatórios de vendas ajudam os líderes comerciais

Como fazer relatórios de vendas em 5 passos

Qualquer um pode colocar números em um relatório e falar sobre isso em uma longa reunião, concorda?

O verdadeiro desafio é criar relatórios de vendas que transmita os dados certos e não faça seu público dormir.

Abaixo, separamos o passo a passo para te ajudar a montar relatórios de vendas impecáveis:

Passo a passo para um relatório de vendas impecável
Passo a passo para um relatório de vendas impecável

1. Defina um objetivo claro

Seu primeiro passo deve ser definir por que está elaborando um relatório de vendas. 

Você está medindo a eficácia de suas campanhas promocionais? Quer identificar tendências interessantes nas vendas ao longo de um período? Ou seu relatório de vendas foi elaborado para motivar sua equipe a ter um melhor desempenho?

Conhecer o objetivo do seu relatório de vendas vai te ajudar a coletar e analisar o tipo certo de dados. 

Também é útil para determinar o escopo de seu relatório. Por exemplo, se você está tentando entender a lucratividade de um determinado segmento de clientes.

Nesse caso, seu relatório de vendas deve se concentrar em quanta receita ele gerou para sua empresa, quais estratégias foram empregadas para maximizar o lucro no passado e o quanto foram eficazes.

2. Escolha a periodicidade

Você vai compartilhar todos os seus números de vendas desde o início da sua empresa? Esse seria um relatório bastante extenso… 

Em vez disso, descubra em que período você deseja se concentrar. 

Será um relatório semanal, mensal, trimestral ou uma revisão de fim de ano? 

Lembre-se: definir um período ajuda a determinar o foco do relatório.

Por exemplo, um relatório anual permite que você analise as tendências mais amplas do seu setor, os hábitos de compra dos clientes, os resultados das principais iniciativas de marketing, lançamentos de novos produtos e variações sazonais.

A escolha de um período específico também permite que você faça comparações mais precisas.

3. Determine as informações necessárias

Nesta etapa, você precisa decidir quais dados formarão uma imagem realista do desempenho da sua equipe e podem ajudar a tomar decisões para que ela se mantenha no caminho certo. 

A maioria dos relatórios de vendas, especialmente para a alta administração, deve responder às seguintes perguntas-chave:

  • As metas de vendas estão sendo cumpridas?
  • Qual é a sua receita comparada às despesas para o período escolhido?
  • Como as vendas da sua equipe se comparam aos períodos anteriores (trimestre anterior, ano anterior, etc)?
  • Quais produtos e serviços vendem mais?
  • Quais produtos e serviços não estão atendendo às expectativas?
  • Qual é a sua previsão de vendas para o próximo mês/trimestre/ano?
  • Quais são as principais áreas de oportunidades?
  • Quais são os principais desafios?

Talvez não seja preciso incluir todas essas informações em todos os relatórios de vendas que você cria.

Especialmente se estiver apresentando a um único chefe de departamento, que pode estar interessado em um campo restrito de dados. 

Porém, oferecer uma imagem mais abrangente do desempenho de vendas geralmente é melhor que fornecer informações a menos.

4. Estabeleça o formato

A maneira como você apresenta os dados ao seu público é tão importante quanto os próprios dados. 

É aqui que a representação visual dos dados pode ajudá-lo, tornando seu relatório de vendas fácil de entender e analisar: use gráficos e tabelas para ilustrá-los.

Isso ajuda a destacar tendências importantes e apontar quaisquer problemas que possam estar afetando suas vendas.

Além disso, o uso de recursos visuais pode ajudá-lo a criar um relatório de vendas atraente, que prende a atenção.

Por exemplo, um gráfico em linhas pode ajudar a mostrar o aumento ou diminuição na receita durante um período. 

Um gráfico em pizza pode ilustrar quanto cada produto contribui para as vendas totais, enquanto os gráficos de barras podem ser usados ​​para comparar o desempenho dos vendedores.

5. Considere os dados sazonais

Ao analisar as informações para montar seu relatório de vendas, não esqueça de considerar os dados sazonais.

No caso, aquelas informações que são impactadas por fatores externos, fazendo com que sejam muito diferentes do usual.

Por exemplo, para uma indústria frigorífica, dezembro é um mês onde as vendas são muito maiores, devido aos tradicionais churrascos de Natal e Ano Novo.

Nesse caso, comparar dezembro com novembro não é a melhor estratégia, sendo melhor fazer a comparação com o mesmo mês, só que do ano anterior.

Quais métricas incluir em seu relatório de vendas?

O que não faltam são indicadores para incluir em seu relatório de vendas, mas – como falamos no início – nem todos precisam ser apresentados.

A seguir, separamos as principais métricas para incluir no seu relatório de vendas.

Taxas de conversão 

Os potenciais clientes passam por um funil de vendas, por onde devem ser movidos até fecharem negócio – inclusive depois disso.

Em um funil de vendas completo, os compradores passam de prospects para leads, então para oportunidades e, finalmente, se tornam clientes – sendo que o objetivo final é que se transformem em embaixadores da sua marca, recomendando-a para amigos e conhecidos.

Etapas que seus potenciais compradores passam até se tornar clientes
Etapas que seus potenciais compradores passam até se tornar clientes

Movê-los de um desses estágios para o próximo é o que chamamos de conversão. 

Assim, as taxas de conversão mostram a quantidade de prospects que se tornam leads, quantos destes se tornam oportunidades e destas, quais viram clientes.

Além de indicar se eles acabam estagnando em alguma etapa – e por quê.

A melhor forma de obter as taxas de conversão para seu relatório de vendas é através do seu CRM.

Com a Leads2b, por exemplo, é muito fácil obter estes dados em tempo real:

Pipeline visual da Leads2b, com dados de conversão em cada etapa e eficiência geral
Pipeline visual da Leads2b, com dados de conversão em cada etapa e eficiência geral

Ciclo de vendas  

Além de mostrar a evolução das taxas de conversão, também é importante entender quanto tempo demora para um possível comprador se tornar cliente.

Melhor ainda, observar quanto tempo leva para que o potencial comprador passe por cada uma das etapas do funil de vendas.

Isso irá apontar se os compradores estão passando tempo demais em qualquer um dos estágios e se este tempo pode ser reduzido.

Para obter este dado, use a fórmula:

Como fazer relatórios de vendas? Descubra as 6 métricas indispensáveis 1
Fórmula do cálculo do ciclo de vendas

Previsão de vendas

A previsão de vendas (ou forecast) aponta quantos novos clientes sua equipe pode captar em um período futuro (mês, trimestre, semestre, etc).

Para isso, ela considera a quantidade de leads necessários para gerar no início do funil e bater a meta, quanto tempo é empregado em cada etapa e como os esforços em estágios específicos impactam o resultado.

Existem várias formas de fazer a sua previsão de vendas, mas a melhor delas é utilizando uma análise multivariável.

Este método utiliza uma análise preditiva, envolvendo vários aspectos – como velocidade média do ciclo de vendas, chance de fechamento conforme o tipo de cada oportunidade e o desempenho individual dos vendedores.

Para definir uma previsão de vendas assertiva, lembre-se de evitar os erros que revelamos neste outro post.

Custo de aquisição de  clientes (CAC) e lifetime value (LTV)

Conhecer o custo de aquisição de clientes (CAC) é importante, porque mostra quanto está sendo gasto para conquistar novos compradores – e se esse investimento está compensando.

Por exemplo, se, analisando seu relatório de vendas, você descobre que um determinado tipo de cliente custa R$ 50,00 para ser captado, mas sua compra é de R$ 25,00, você vai saber que não vale a pena continuar a prospectá-lo. E, com isso, pode orientar sua prospecção a clientes mais lucrativos – e  que você pode descobrir ao analisar o lifetime value (LTV).

Aprenda como calcular o CAC no vídeo abaixo:

Falando em lifetime value, o LTV mostra o tempo médio que seus clientes permanecem com você – e quanto gastam durante este período.

Os que ficam mais tempo e gastam mais ao longo do relacionamento, são os que você deve reter.

Fórmula do cálculo do LTV, métrica que você pode incluir em seu relatório de vendas
Fórmula do cálculo do LTV, métrica que você pode incluir em seu relatório de vendas

Ticket médio

As vendas do período foram mesmo lucrativas? Para ter essa informação, você precisa incluir este indicador em seu relatório de vendas.

Ao conhecer o ticket médio das vendas da sua equipe, você pode entender se a receita gerada pelas transações estão cobrindo os gastos para captar e reter clientes.

Além de, claro, ter uma visão mais detalhada dos clientes que estão gastando mais, analisar seus perfis e elaborar estratégias de upsell para eles.

Bem como desenvolver táticas de vendas cruzadas (ou cross sell) para possíveis compradores parecidos com eles.

Para obter este indicador, use a fórmula abaixo:

Fórmula do cálculo do ticket médio, indicador que deve constar em seu relatório de vendas
Fórmula do cálculo do ticket médio, indicador que deve constar em seu relatório de vendas

Performance por vendedor na equipe

Seus relatórios de vendas devem conter a performance de cada vendedor na equipe – e isso não serve simplesmente para saber de qual deles cobrar mais ou para fazer demissões.

Observar a performance por vendedor te ajuda a entender quais deles estão apresentando bons desempenhos  – para recompensá-los adequadamente.

Também serve para descobrir quais precisam de capacitação, seja para refinar suas habilidades sociais (conhecidas como soft skills) ou para melhorar suas competências técnicas (ou hard skills).

Com a Leads2b, não só você como toda a sua equipe podem conferir – em tempo real – como está o desempenho de cada um, garantindo total transparência.

Com a Leads2b, você tem acesso à performance de cada vendedor da sua equipe em tempo real
Com a Leads2b, você tem acesso à performance de cada vendedor da sua equipe em tempo real

Caso você perceba que alguns dos seus vendedores estão com baixo rendimento, pode considerar sugerir que aprimorem seus conhecimentos com  cursos, como os oferecidos pelo Academy, da Leads2b, para melhorar o desempenho deles.

Melhore o desempenho dos seus vendedores com os cursos do Leads2b Academy

Conclusão

Os relatórios de vendas podem não ser a parte mais agradável da gestão comercial, mas são necessários. 

Afinal, ajudam a direcionar suas estratégias futuras e o crescimento geral dos negócios.

Siga os passos e dicas que aprendeu hoje para montar um relatório de vendas breve, que transmita as informações certas e tenha o máximo impacto.

Sucesso!

Jéssica Muller   <i class="fab fa-linkedin"></i>
Jéssica Muller  

Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.

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