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Proposta de orçamento: por que automatizar?

A proposta de orçamento de vendas geralmente é colocada em segundo plano pelos representantes de vendas. Mesmo depois de eles terem tido o trabalho de percorrer todo o fluxo de vendas para chegar a discutir preços e condições com o cliente em potencial.

Isso acontece porque os representantes comerciais creem que a etapa de proposta de orçamento é a reta final das suas vendas. E, sendo assim, podem relaxar. 

Por isso, eles se esforçam mais nos primeiros estágios do funil de vendas. Principalmente em novas formas de atrair e converter clientes em potencial, deixando o fechamento ao acaso.

Porém, enquanto eles focam nas etapas iniciais do pipeline, muitas oportunidades quentes se perdem devido a uma proposta de orçamento fraca.

Por outro lado, uma mudança dessa perspectiva pode influenciar efetivamente o fluxo de vendas. Afinal, segundo um levantamento, empresas que automatizam a proposta de orçamento superam aquelas que não o fazem em 105%.

Além disso, quando a base de clientes está crescendo, cada um deles ainda precisa de uma proposta de orçamento personalizada. Especialmente se você oferece produtos com assinaturas ou serviços complementares.

O que acaba multiplicando a carga de trabalho da sua equipe. 

Como resultado, seu time de vendas acaba com um acúmulo de solicitações de propostas de orçamento que não consegue entregar a tempo ou entrega com erros. 

Por fim, é importante lembrar que manter seu cliente satisfeito no estágio de fechamento é a diferença entre obter mais compras recorrentes ou amargar a perda de negócios.

Em outras palavras, negligenciar este estágio representa um alto risco para suas vendas B2B.

A solução? Automatize o processo de proposta de orçamento de vendas.

O que é uma proposta de orçamento de vendas?

Uma proposta de orçamento envolve várias etapas. Os representantes de vendas coletam informações sobre produtos, fazem cálculos, recebem aprovação e enviam uma orçamentação para o potencial cliente. 

Dependendo das ofertas dos seus produtos, a resposta a uma proposta de orçamento de vendas pode levar entre alguns minutos e algumas horas — ou até dias.

Confira a seguir as principais etapas da proposta de orçamento:

Geralmente, o processo de proposta de orçamento envolve estas etapas
Geralmente, o processo de proposta de orçamento envolve estas etapas

Na maioria das vezes, essas operações são realizadas manualmente. Assim, cada atualização de preço/produto toma o tempo dos representantes de vendas. Além de deixar o potencial cliente esperando.

Erros e perda de tempo não são os únicos desafios. A preparação manual da proposta de orçamento também causa:

  • Perda de oportunidades de upsell/cross sell
  • Informações mantidas em diferentes fontes
  • Dificuldades em acompanhar o comportamento do cliente.

Tudo isso acaba por impedir sua organização de vendas de alcançar a máxima performance.

Por que automatizar propostas de orçamento?

É muito comum as empresas criarem propostas de orçamentos usando Word, Excel ou PowerPoint.

E, mesmo que estas sejam ferramentas fantásticas, elas apresentam diversos problemas quando usadas para este fim:

Excesso de tempo gasto: para cada proposta a ser gerada, é preciso reescrever todos os dados do cliente, inserir produtos e serviços com suas respectivas informações, calcular preços na mão, ajustar visual, escrever textos

Erros: para tentar reduzir o tempo, os representantes comerciais começam a copiar e colar informações de outros documentos. Ou, até mesmo, copiar um arquivo inteiro e modificar a proposta a partir dali. Neste processo, podem esquecer de trocar o nome do cliente em potencial ou de refazer um cálculo. O que causa propostas de orçamento incorretas

Dificuldade de armazenamento e busca: o mais comum é anexar arquivos em pastas compartilhadas, já que é preciso ter todos os documentos armazenados de forma segura. Porém, nesse formato, fica muito complicado encontrar propostas antigas e praticamente impossível extrair qualquer tipo de inteligência e relatório dali

Agora, automatizar propostas de orçamento traz benefícios tanto para as empresas, como para os clientes.

Por um lado, as empresas criam as combinações ideais de produtos e serviços, definem preços exatos e aproveitam possibilidades extras de vendas. Incluindo vendas adicionais e pacotes de vendas cruzadas.

Com isso, as empresas se mantêm um passo à frente da concorrência.

Por outro lado, os clientes recebem uma proposta de orçamento adaptada às suas necessidades e características específicas. O que promove uma experiência superior com a sua marca.

Alguns dos benefícios de automatizar a proposta de orçamento
Alguns dos benefícios de automatizar a proposta de orçamento

Algumas vantagens de automatizar as propostas de orçamento são:

  • Contar com modelos prontos e personalizáveis, que ​​minimizam tarefas repetitivas 
  • Gerar instantaneamente propostas de orçamentos em apenas alguns cliques
  • Receber notificações automáticas
  • Fazer uma melhor segmentação e agrupamento de clientes em potencial
  • Ter uma filtragem facilitada de clientes que valem a pena buscar
  • Obter redução significativa no tempo consumido na criação e envio de orçamentos
  • Fazer acompanhamentos e atualizações automatizados com base na resposta do cliente potencial.

Automatizar a proposta de orçamento leva a um ciclo de vendas rápido e eficiente. Afinal, quando todas as informações são mantidas em um só lugar, os representantes de vendas se concentram mais na comunicação com os clientes do que em separar as informações de várias fontes.

Além disso, os preços são mantidos atualizados, poupando as equipes comerciais de erros manuais. 

Sem falar que, com a automação da proposta de orçamento, sua equipe de vendas não vai esquecer um desconto ou um complemento (contanto que as regras de automação sejam definidas corretamente).

Com isso tudo, as empresas que automatizam propostas de orçamento veem um aumento nas vendas.

Como escolher o software de automação da proposta de orçamento?

As ferramentas de automação de propostas de orçamento facilitam muito para as empresas reagirem a solicitações mais rapidamente. 

E, conforme estudos, 35% a 50% das vendas vão para as empresas que respondem mais rapidamente às solicitações de orçamento.

Porém, é preciso fazer a escolha da solução certa para realmente desfrutar destes resultados.

E, para tomar essa decisão, é preciso considerar principalmente os requisitos do seu negócio, orçamento e integração com outros sistemas. 

Observe se a solução é realmente prática

Esse fator é fundamental quando se trata de uma solução em automação da proposta de orçamento. 

Afinal, a ideia aqui é ganhar tempo para sua equipe comercial focar em ações estratégicas de vendas — que não podem ser automatizadas.

Portanto, analise bem a facilidade de usar e configurar a automação dos orçamentos na ferramenta.

Uma solução de automação de propostas de orçamento deve transformar cálculos de preços complicados e configurações complexas de produtos em um processo mais rápido, simples, inteligente e fácil de monitorar. 

Portanto, ao avaliar a melhor alternativa para sua equipe, você precisa analisar a praticidade de uso da ferramenta.

E, você não pode considerar uma solução “ágil” se seus representantes de vendas ainda tiverem que trabalhar muito para fornecer orçamentos automatizados que atendam às preocupações de seus clientes. 

Em outras palavras: priorize a simplicidade.

Observe se a ferramenta garante personalização

É importante que seus clientes recebam uma proposta de orçamento totalmente personalizada. 

Isto é, desde as cores e a logo deles até campos customizados contendo propostas condizentes com as necessidades deles.

Parece bobagem? Os dados provam que não:

Experiências personalizadas importam nas vendas B2B
Experiências personalizadas importam nas vendas B2B

Priorize ferramentas que possuem integração com a plataforma de vendas

Quando você opta por uma ferramenta integrada à sua plataforma de vendas, aumenta ainda mais a praticidade do processo de vendas.

Afinal, a resposta à proposta de orçamento é atualizada automaticamente na ferramenta, registrando o progresso da jornada do cliente.

Além disso, você centraliza as informações dos seus negócios em um só lugar: sua plataforma comercial.

Essa é a proposta da Leads2b: abranger todo o seu processo comercial, de ponta a ponta. Ao escolher a Leads2b, você pode dispor de:

  • Envios até 10 vezes mais rápido de 50% mais orçamentos do que métodos convencionais, como planilhas
  • Integrado à uma plataforma de vendas completa — da prospecção ao pós-vendas, fácil de usar e intuitiva para gerenciamento de clientes e contatos
  • Baseado na web, acessível de qualquer lugar, a qualquer hora
  • Não requer instalação, configuração ou manutenção
  • Modelos prontos e totalmente personalizáveis, dispensando habilidades de design
  • Fácil de usar e aprender
  • Aceite/recusa automáticos na plataforma comercial.

A Leads2b agiliza e traz maior praticidade ao envio de propostas de orçamento
A Leads2b agiliza e traz maior praticidade ao envio de propostas de orçamento

Conclusão

A automação de proposta de orçamento pode ter um impacto real no desempenho de vendas, permitindo que equipes comerciais economizem muito tempo e horas de trabalho manual. 

Isso permite que elas se concentrem mais em tarefas de negócios que não podem ser automatizadas — como encantar os clientes e inovar

Além disso, a diferença em eficiência e produtividade é o que vai impulsionar as empresas no futuro. 

A automação tem um papel crucial nesse sentido e as empresas devem usá-la a seu favor para tomar as rédeas de seus negócios, aumentando suas receitas, adquirindo e retendo clientes, impulsionando seu crescimento.

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