Sem dúvida, a planilha de controle está entre as invenções mais importantes da tecnologia.
E é considerada a mãe de todas as plataformas de CRM e automação de marketing.
É por isso que, independente de qualquer nova ferramenta que surja, a planilha de controle ainda é um lugar de conforto familiar.
Com isso, não surpreende que algumas empresas ainda recorram a ela para executar seus esforços de vendas mesmo agora.
Mas será que essa é realmente a melhor escolha para qualquer negócio – principalmente no modelo B2B?
É o que vamos descobrir hoje.
Planilha de controle x CRM
As pequenas empresas ou negócios iniciantes geralmente optam pela planilha de controle por acreditar ser esta uma alternativa mais acessível financeiramente.
Quando você não tem uma base muito grande de clientes, a planilha de controle realmente é uma alternativa viável para armazenar informações de clientes/possíveis compradores e compartilhá-las com um ou dois vendedores.
Vamos analisar os prós e contras de cada uma das alternativas para resolver esse impasse.
Planilha de controle
A planilha de controle ainda é uma maneira de organizar e visualizar seus dados de vendas, além de fornecer uma visão panorâmica do progresso de sua equipe em relação às metas de vendas.
As planilhas de controle também podem ajudar a avaliar o desempenho do seu processo comercial, registrar as atividades de vendas e muito mais.
Tudo isso por um preço razoavelmente acessível.
O problema é que todas essas informações ficam separadas umas das outras, em planilhas diferentes.
Assim, cada um dos principais fatores que precisam ser acompanhados no processo de vendas vai exigir uma planilha diferente.
Por exemplo:
- Acompanhamento de atividades de vendas
- Rastreamento de oportunidades (pipeline de vendas)
- Previsão de vendas (forecast)
- Controle das metas de vendas.
Ou seja, você vai precisar de, pelo menos, 4 planilhas de vendas diferentes e seus vendedores vão precisar alternar telas para conseguir inserir/visualizar os dados de cada uma delas.
E, mesmo sendo uma alternativa viável para armazenar dados sobre seu processo comercial, as planilhas de controle não são boas alternativas para obter insights sobre esses dados.
Afinal, para isso, o vendedor ou gestor precisa ter um conhecimento profundo de regras, fórmulas e funções para extraí-los.
Sem falar que, mesmo tendo o conhecimento necessário para aplicar essas fórmulas, o tempo gasto para realizar essa extração de dados e transformá-los em insights acionáveis é muito grande.
Além disso, conforme passa o tempo e aumentam as informações registradas nas planilhas de controle, maior elas ficam – e mais difícil visualizá-las.
Para identificar gargalos em seu processo de vendas, os gerentes precisam ser capazes de ver um registro das atividades diárias de sua equipe.
Nesse sentido, outra grande dificuldade trazida pelo uso da planilha de controle no processo comercial é que não tem como saber exatamente em que hora uma alteração foi feita nela – ou por quem.
Por fim, um dos piores problemas das planilhas é que ela está muito exposta a erros humanos. Na verdade, 88% delas contém erros de acordo com uma pesquisa.
Ray Panko, autoridade em práticas incorretas em planilhas chegou a dizer:
“Em grandes planilhas com milhares de fórmulas, haverá dezenas de erros não detectados.”
CRM
Basicamente, o CRM é uma plataforma abrangente que as equipes de vendas usam para gerenciar seus relacionamentos comerciais.
Ou seja, a ferramenta é usada por empresas de todo o mundo para criar e nutrir relacionamentos com seus possíveis compradores e clientes.
Para tanto, o sistema automatiza tarefas de vendas – como ligações e e-mails frios, agendamento de acompanhamentos, envio de orçamentos e propostas, entre outros.
Outra função para a qual algumas empresas usam o CRM é a automação de marketing, que é um excelente complemento para uma ferramenta já poderosa.
Diferente da planilha de controle, que é vulnerável a erros, o CRM oferece maior segurança.
Afinal, é possível configurar o CRM para ficar de acordo com as regras do seu negócio. Um exemplo são os dados selecionados a partir de opções pré-determinadas em menus suspensos.
Falando em dados, o CRM também favorece a extração e análise de informações de forma prática e ágil.
Permitindo, assim, a criação de relatórios precisos e identificação de padrões para previsões de vendas assertivas e aproveitamento de oportunidades.
Sem falar que a ferramenta possibilita uma tomada de decisão mais assertiva, baseada em dados sólidos.
Para o gerenciamento do desempenho da equipe de vendas, o CRM tem total vantagem sobre a planilha de controle.
Afinal, as atividades de cada membro do time comercial podem ser acompanhadas pelos gerentes em tempo real – já que cada ação concluída é exibida automaticamente na ferramenta.
Outra vantagem do CRM é permitir a visualização do pipeline de vendas – e detalhes dos possíveis compradores em cada um de seus estágios.
Além de permitir a identificação de novos negócios, a previsibilidade de receita e muito mais – tudo a partir de uma única ferramenta.
A maioria dos CRMs também vem com painéis visuais personalizáveis que mostram o progresso da equipe nos principais KPIs (indicadores-chave de desempenho).
A melhor parte é que não precisa fazer nenhuma classificação manual ou gerenciamento desses dados – o CRM faz isso de forma automática.
Assim, os gerentes podem ver o progresso atual e as atualizações em seus processos de vendas, permitindo-lhes manter o foco nas áreas com problemas em potencial.
O CRM também prevalece sobre a planilha de controle devido às tarefas que automatiza, além de favorecer a inteligência de vendas.
Por exemplo, com a funcionalidade de gravação automática de chamadas, que permite tirar insights importantes sobre as preferências dos clientes e do desempenho dos vendedores em suas ligações.
Por fim, com as funcionalidades de integração de e-mail e ligações através da plataforma, os vendedores ganham tempo ao realizar essas tarefas e têm mais controle sobre elas.
Então, qual escolher?
Atualmente, as planilhas de controle, as planilhas de controle ó podem ser consideradas como uma solução caso os gestores e os times já estejam utilizando essa solução com eficiência.
Se você quiser começar algo do zero, ou quer melhorar a sua eficiência, o ideal é implementar um CRM.
Isso porque os CRM’s são mais eficazes tanto no armazenamento de dados quantitativos quanto nos dados qualitativos.
E, uma vez adaptados, tanto a gestão quanto os vendedores possuem ganhos reais na sua utilização.
Um CRM foi feito para te ajudar a vender, enquanto uma planilha deverá se adaptar a sua realidade.
Por isso são ideais para negócios com uma grande base de clientes ou processos de vendas complexos – como os do mercado B2B.
O CRM geralmente possui recursos de automação que ajuda as organizações a economizar tempo na entrada manual.
Para empresas que estão crescendo e conquistando novos clientes em pouco tempo, a atualização de planilhas para o CRM ajuda a alcançar a eficiência comercial e escalar seu crescimento.
Como vimos, o principal benefício de usar planilhas para executar suas operações de vendas se resume basicamente ao seu custo.
Esse certamente é um benefício válido – especialmente para empresas iniciantes. Mas existem no mercado planos gratuitos de CRM.
Mesmo que ofereçam inicialmente recursos limitados, garantem maior segurança, eficiência e controle ao seu processo comercial.
E, conforme você cresce, pode atualizar para planos mais sofisticados, sem precisar trocar completamente de solução e ter de adaptar a equipe aos métodos da nova ferramenta.
Conclusão
Como vimos, a planilha de controle é uma alternativa viável para registrar seu processo de vendas.
Mas, para ser capaz de acompanhar o progresso em direção às metas, fazer melhorias críticas nos processos e continuar a aumentar a receita, você precisa acompanhar os dados de vendas de forma organizada e confiável.
E, mesmo que a planilha de controle possa ser útil, não garante assertividade e também não permite um gerenciamento eficiente.
Os CRMs, por outro lado, reduzem o esforço do rastreamento de vendas.
Automação, relatórios inteligentes e o acompanhamento de atividades em tempo real mantêm os gerentes informados de tudo o que está acontecendo com facilidade.
A conclusão é óbvia: um CRM é a melhor alternativa, independente do tamanho da empresa.
A Leads2b oferece planos e funcionalidades específicas para sua empresa B2B que escalam seu crescimento, otimizando o processo comercial, potencializando suas vendas e garantindo a máxima eficiência.
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Jéssica Muller
Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.
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