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Entenda o que é 5W2H e descubra como usar o método nas vendas

Você sabe o que é 5W2H? Tratase de uma ferramenta simples e poderosa que representa sete perguntas essenciais: What (O quê?), Why (Por quê?), Who (Quem?), Where (Onde?), When (Quando?), How (Como?) e How much (Quanto?). Essas perguntas ajudam a organizar ideias e ações de maneira clara e objetiva, garantindo que todos os detalhes importantes sejam considerados.

O que é 5W2H?

Para você que ainda não sabe o que é 5W2H, considere-no como uma metodologia prática para planejamento e resolução de problemas. Ela te ajuda a organizar suas ideias e ações de forma clara e objetiva. É o acrônimo para What, Why, Who, Where, When, How e How much:

  • What (O quê?) — o que precisa ser feito? É a descrição clara da tarefa ou do projeto
  • Why (Por quê?) — por que isso é importante? É o motivo ou a justificativa para realizar a tarefa
  • Who (Quem?) — quem vai fazer isso? É a definição de quem será responsável por executar a tarefa
  • Where (Onde?) — onde isso vai acontecer? É o local onde a tarefa será realizada
  • When (Quando?) — quando isso deve ser feito? É o prazo ou a data de conclusão da tarefa
  • How (Como?) — como isso vai ser feito? São os métodos ou passos necessários para realizar a tarefa
  • How much (Quanto?) — quanto isso vai custar? É o custo envolvido ou os recursos necessários para realizar a tarefa.

Assim, o 5W2H te ajuda a pensar em todos os detalhes importantes para garantir que você não esqueça de nada. É uma maneira eficaz de planejar suas ações e garantir que tudo esteja bem organizado e claro. 

Como surgiu o 5W2H?

Agora que sabemos o que é 5W2H, falta entender como ele surgiu. Basicamente, a metodologia tem suas raízes na administração e na gestão de projetos, e sua origem está ligada à necessidade de simplificar e organizar processos de planejamento e resolução de problemas. Ele foi desenvolvido como uma forma de garantir que todos os aspectos importantes de uma tarefa ou projeto fossem considerados.

O conceito surgiu da prática jornalística, onde os repórteres usam as perguntas básicas de “quem, o quê, quando, onde e por quê” para cobrir completamente uma história. Inspirado por isso, o método 5W2H foi adaptado para o mundo dos negócios, adicionando as perguntas “como” e “quanto” para cobrir todos os ângulos necessários para um planejamento eficaz.

Assim, a matriz 5W2H se tornou uma ferramenta popular para ajudar equipes e gestores a planejar e executar projetos com clareza e eficiência, garantindo que nada fosse esquecido e que todos estivessem na mesma página. É uma abordagem simples, mas poderosa, para transformar ideias em ações concretas.

Quem inventou o 5W2H?

Ok, estamos entendidos quanto ao que é 5W2H, mas quem o inventou? Só para esclarecer: o método 5W2H não foi inventado por uma única pessoa, sendo na verdade uma evolução de práticas de planejamento e resolução de problemas que foram refinadas ao longo do tempo. Ele tem raízes na metodologia jornalística e nos princípios da administração e gestão de qualidade.

Inclusive, grandes influências na popularização do 5W2H vêm de práticas de gestão de qualidade e melhoria contínua, como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) de W. Edwards Deming

O 5W2H se encaixa perfeitamente nesses contextos por sua simplicidade e eficácia em garantir que todas as bases sejam cobertas ao planejar um projeto ou resolver um problema. Portanto, embora não haja uma pessoa que possa ser creditada pela invenção, ela é o resultado de uma combinação de práticas de comunicação e gestão desenvolvidas ao longo dos anos.

Por que usar o 5W2H?

Usar a matriz 5W2H é importante porque ele traz clareza e estrutura para qualquer projeto ou tarefa, respondendo a sete perguntas-chave. Isso ajuda a detalhar todos os aspectos importantes de um plano, garantindo que nada seja esquecido.

Quando você usa o modelo de 5W2H, fica muito mais fácil entender o que precisa ser feito e como cada etapa deve ser executada. Ele ajuda a dividir grandes objetivos em partes menores e mais manejáveis, tornando o trabalho mais organizado e menos assustador.

Além disso, essa ferramenta é ótima para garantir que todos na equipe estejam alinhados. Ao definir claramente cada uma dessas perguntas, todo mundo sabe exatamente o que está acontecendo, o que reduz muito as chances de mal-entendidos e aumenta a eficiência.

Outro ponto é que ele ajuda a prever e resolver problemas antes que eles aconteçam. Ao pensar detalhadamente sobre o “como” e o “quanto”, você pode identificar potenciais obstáculos e planejar como superá-los.

Portanto, a metodologia 5W2H é uma maneira simples e eficaz de planejar, comunicar e executar projetos de forma mais organizada e eficiente. É por isso que ele é tão usado em diversas áreas e tipos de trabalho.

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Vantagens do 5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta super útil que pode fazer uma grande diferença na forma como você organiza e gerencia suas tarefas e projetos. Vamos dar uma olhada nas vantagens de usá-lo:

  • Clareza e foco: com a matriz 5W2H, você responde a perguntas essenciais sobre qualquer tarefa ou projeto: quem, o que, quando, onde, por que, como e quanto. Isso ajuda a deixar tudo muito claro e focado, tanto para você quanto para sua equipe
  • Organização: ele ajuda a estruturar seu trabalho de uma maneira lógica e organizada. Você consegue ver todos os passos necessários e planejar com antecedência, evitando surpresas e contratempos
  • Comunicação melhorada: quando você tem todas essas informações bem definidas, fica muito mais fácil explicar seus planos e ideias para outras pessoas. Todo mundo entende o que precisa ser feito e como, o que melhora muito a comunicação
  • Facilidade na tomada de decisões: com todas as informações relevantes à mão, tomar decisões se torna muito mais fácil e rápido. Você sabe exatamente o que está acontecendo e pode agir com confiança
  • Flexibilidade: o modelo de 5W2H é muito versátil e pode ser aplicado em diversas situações, desde planejamento de grandes projetos até tarefas diárias simples. Ele se adapta a diferentes contextos e necessidades
  • Acompanhamento e controle: ele facilita o acompanhamento do progresso e permite que você faça ajustes quando necessário. Você tem um guia claro do que foi planejado e pode comparar com o que está sendo executado
  • Eficiência: usar a metodologia 5W2H ajuda a garantir que você não perca nenhum detalhe importante. Isso faz com que seus projetos sejam mais eficientes, com menos chances de algo dar errado
  • Responsabilidade: com cada aspecto do projeto claramente definido, fica mais fácil atribuir responsabilidades e garantir que todos saibam exatamente o que precisam fazer e quando.

Enfim, a ferramenta 5W2H é poderosa para trazer clareza, organização e eficiência a qualquer projeto ou tarefa. Ela ajuda você a planejar melhor, comunicar suas ideias com mais eficácia e garantir que tudo seja feito de maneira organizada e dentro do prazo. Se você quer melhorar a gestão dos seus projetos, esta sem dúvida é uma ótima escolha!

Exemplos de aplicabilidade do 5W2H na área de vendas

Vamos ver a seguir como o método 5W2H pode ser aplicado na área de vendas na prática com alguns exemplos:

Exemplo 1: lançamento de um novo produto

  • Quem — quem é responsável pelo lançamento? Equipe de marketing e vendas
  • Do quê — o que precisa ser feito? Lançar um novo produto no mercado
  • Quando — quando será o lançamento? Em 1º de agosto
  • Onde — onde será feito o lançamento? Nas lojas físicas e online
  • Por quê — por que estamos lançando este produto? Para aumentar a linha de produtos e atender a uma nova demanda do mercado
  • Como — como será feito o lançamento? Com uma campanha de marketing nas redes sociais, e-mails para clientes existentes e eventos de lançamento em lojas selecionadas
  • Quanto — quanto vai custar essa campanha? Estimativa de R$ 50.000.

 

Exemplo 2: treinamento da equipe de vendas

  • Quem — quem será treinado? Todos os membros da equipe de vendas
  • Para quê — o que será o foco do treinamento? Técnicas de vendas e conhecimento do novo produto
  • Quando — quando será o treinamento? Na primeira semana de julho
  • Onde — onde ocorrerá o treinamento? Na sede da empresa e via webinar para equipes remotas
  • Por quê — por que precisamos desse treinamento? Para garantir que a equipe esteja bem informada e preparada para vender o novo produto
  • Como — como será conduzido o treinamento? Sessões presenciais e online com um especialista em vendas
  • Quanto — quanto vai custar o treinamento? R$ 10.000.

 

Exemplo 3: aumento das vendas de um produto existente

  • Quem? — Quem vai liderar a campanha? O gerente de vendas e a equipe de marketing
  • O quê? — O que será feito? Campanha para aumentar as vendas de um produto existente.
  • Quando? — Quando será a campanha? Nos próximos três meses
  • Onde? — Onde a campanha será realizada? Em todos os canais de venda, incluindo lojas físicas e online
  • Por quê? — Por que queremos aumentar as vendas deste produto? Porque tem alto potencial de crescimento no mercado
  • Como? — Como vamos aumentar as vendas? Oferecendo descontos, promoções de compra em quantidade, e melhorando a visibilidade do produto nas lojas e no site
  • Quanto — Quanto vamos investir nessa campanha? Cerca de R$ 20.000.

Esses exemplos mostram como a matriz 5W2H pode ajudar a planejar e executar ações de vendas de forma clara e organizada. Com ele, fica mais fácil identificar todas as etapas necessárias e garantir que todos os detalhes sejam considerados.

Qual é o momento ideal de usar o 5W2H?

O momento ideal para usar a metodologia 5W2H é quando você precisa planejar uma ação, projeto ou tarefa de maneira clara e estruturada. Essa ferramenta é muito útil em várias situações, mas aqui estão algumas ocasiões específicas onde ela pode fazer toda  a diferença:

  • Início de projetos: se você está começando um novo projeto, ela ajuda a definir todos os detalhes desde o início. Isso inclui quem está envolvido, o que precisa ser feito, e quais são os objetivos e prazos
  • Lançamento de produtos: quando vai lançar um novo produto no mercado, o método ajuda a planejar todas as etapas, desde o desenvolvimento até a promoção e venda. Isso garante que nada seja esquecido
  • Campanhas de marketing: para campanhas de marketing, usar este modelo é essencial para garantir que todos os aspectos sejam considerados, como o público-alvo, as estratégias de comunicação, os canais a serem usados e o orçamento
  • Treinamento de equipes: se você precisa planejar um treinamento para sua equipe, esta matriz ajuda a definir o conteúdo, os responsáveis pelo treinamento, a data, o local e os objetivos a serem alcançados
  • Resolução de problemas: quando surge um problema, usar a ferramenta ajuda a entender a situação completamente e a planejar as ações necessárias para resolver o problema de forma eficiente
  • Avaliação de processos: para melhorar processos existentes, a abordagem pode ser usada para identificar pontos fracos e oportunidades de melhoria, garantindo que todas as ações necessárias sejam bem planejadas
  • Planejamento estratégico: no planejamento estratégico de uma empresa, esta estrutura de perguntas ajuda a definir claramente os objetivos, as metas, as responsabilidades e os recursos necessários para alcançar os resultados desejados

Em poucas palavras, sempre que você precisar organizar e planejar algo de forma detalhada e estruturada, a matriz 5W2H é a ferramenta perfeita. Ela garante que todos os aspectos importantes sejam considerados, facilitando a execução e aumentando as chances de sucesso.

Como aplicar 5W2H em uma empresa?

Aplicar o método 5W2H em uma empresa pode ser um processo simples e inegavelmente eficaz para garantir que todas as tarefas e projetos sejam bem planejados e executados. Vamos detalhar cada passo para você implementar essa metodologia com sucesso:

Crie uma planilha

O primeiro passo é criar uma planilha 5W2H onde você vai registrar todas as informações do. Pode ser no Excel, Google Sheets ou qualquer outra ferramenta que você prefira. Nessa planilha, você vai listar todas as perguntas da estrutura (o que, por que, quem, onde, quando, como, quanto) e deixar espaço para preencher as respostas.

Selecione as prioridades

Antes de começar a preencher a planilha, é importante definir quais são as prioridades da sua empresa ou do seu projeto. Isso vai ajudar a focar nas tarefas e ações mais importantes e urgentes. Liste as prioridades na planilha para ter uma visão clara do que precisa ser feito primeiro.

Responda detalhadamente os 5W2H

Agora é hora de responder cada uma das perguntas do modelo 5W2H para as ações ou projetos prioritários. Lembre-se de detalhar bastante suas respostas:

  • What (O que): defina claramente o que precisa ser feito
  • Why (Por que): explique a razão dessa ação ou projeto ser importante
  • Who (Quem): determine quem será o responsável por cada tarefa
  • Where (Onde): especifique o local onde a ação será realizada
  • When (Quando): estabeleça o prazo para a execução
  • How (Como): descreva como a ação será realizada, incluindo etapas e métodos
  • How Much (Quanto): estime os custos envolvidos, se houver.

Use ferramentas compartilháveis

Para garantir que todos na equipe tenham acesso às informações e possam colaborar, use ferramentas compartilháveis como Google Drive. Assim você permite que todos visualizem, editem e comentem na planilha, facilitando a comunicação e a colaboração.

Busque feedback da equipe

É essencial envolver sua equipe no processo. Compartilhe a planilha e peça feedback. Isso pode trazer novas perspectivas e melhorar o planejamento. Além disso, certifique-se de que todos entendam as ações e estejam de acordo com as responsabilidades atribuídas.

Atualize regularmente sua estratégia

Acompanhe o progresso das ações e atualize a planilha regularmente. Isso ajuda a manter todos informados sobre o status das tarefas e a fazer ajustes conforme necessário. Revise, também, as respostas da matriz 5W2H para garantir que estejam sempre alinhadas com os objetivos da empresa.

Aplicar a metologia 5W2H em sua empresa é uma forma eficiente de organizar e planejar ações e projetos. Criando uma planilha, selecionando prioridades, respondendo detalhadamente às perguntas da estrutura, usando ferramentas compartilháveis, buscando feedback da equipe e atualizando regularmente sua estratégia, você garante que todos estejam na mesma página e que as ações sejam realizadas de maneira eficaz e alinhada com os objetivos da empresa.

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Otimize seu planejamento estratégico com o 5W2H

Hoje, vimos o que é 5W2H e descobrimos que o método sem dúvida é uma abordagem estratégica para transformar ideias em ações concretas. Originado da prática jornalística e adaptado para o mundo dos negócios, ele se tornou uma ferramenta popular principalmente por sua capacidade de garantir clareza, organização e eficiência no planejamento e na execução de projetos. 

Seja para lançar um novo produto, treinar equipes de vendas ou resolver problemas complexos, a metodologia é uma escolha inteligente para qualquer organização que busca resultados consistentes e bem estruturados.  

Use as dicas para usá-lo na sua operação e não esquece de voltar aqui para nos contar os resultados.

Sucesso!

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