Saber que não devem parar os investimentos em momentos de crise é justamente o que pode fazer seu negócio atravessar esse momento, sem ficar pelo caminho.
Você, como empreendedor, já deve estar acostumado às oscilações do mercado. Afinal, não é de hoje que vivemos no universo VUCA. Ou seja Volátil, Incerto (Uncertain), Complexo e Ambíguo.
Atuar no mercado é isso: estar sempre exposto a situações diversas, que podem ser encaradas como obstáculos ou oportunidades.
Contornar situações difíceis faz parte da rotina do empreendedor, não é mesmo? Pode ser devido a novas leis que são criadas, mudando toda a forma de operar determinadas atividades.
Ou uma paralisação de um setor fundamental para a cadeia de suprimentos. Até mesmo o surgimento de uma pandemia que acaba causando retração na economia e transforma os processos da sua empresa.
Ao longo dos anos, foram muitos os momentos de crise. Como você pode ver na linha do tempo abaixo:
Todas estas situações trouxeram e trazem (já que sempre existirão novas crises) desafios e oportunidades. E sobrevive quem consegue ter a visão de copo meio cheio.
Quem é capaz de observar a situação de forma crítica, buscando agarrar as oportunidades geradas nestes momentos. Aqueles que estão dispostos a inovar, se adaptar e acompanhar a onda, sem ser derrubado por ela.
O segredo para conseguir passar por estas situações minimizando ao máximo seus efeitos negativos é manter a calma. Observar objetivamente o comportamento da crise, encontrando formas de aproveitar suas “aberturas”.
Mais do que isso: conseguir compreender a situação como oportuna para fazer melhorias e corrigir erros.
Infelizmente, muitas empresas, em momentos como este, acabam tomando medidas desesperadas, sem um estudo prévio para comprovar sua efetividade.
Como é o caso de corte precipitado de pessoal e redução na qualidade dos produtos.
Mesmo que isso possa ajudar a manter o rendimento, também traz efeitos negativos na entrega de valor ao cliente. E isso, a longo prazo, acaba tendo efeito contrário, reduzindo o faturamento.
O princípio, porém, não está errado. Realmente, cortes de gastos, quando realizados de forma inteligente, podem trazer bons resultados. Afinal, ao reduzir o desperdício – mesmo que o faturamento seja o mesmo – o lucro virá.
Você já ouviu falar das metodologias de melhoria contínua, muito usadas em empresas mundo afora?
Grande parte delas surgiram justamente em momentos de crise e foram fundamentais para identificar e eliminar desperdícios. Mantendo, assim, companhias ativas mesmo em cenários muito desfavoráveis.
Hoje, vamos demonstrar porque não devem parar os investimentos em momentos de crise. Também vamos apresentar 3 técnicas que você pode utilizar para manter o faturamento do negócio, eliminando desperdícios.
Por que não devem parar os investimentos em momentos de crise?
Desaceleração só serve para trazer desaceleração, concorda? Afinal, quando paramos de investir, estamos estagnando a economia, o que leva a um cenário ainda mais dramático.
Por isso dizemos que é importante não parar os investimentos em momentos de crise.
Mas não, não estamos falando em investimentos em bolsa de valores, por exemplo. Nosso foco aqui é falar sobre o investimento em ferramentas e soluções que proporcionam crescimento para o seu negócio.
Digamos que você estivesse negociando uma aquisição de uma ferramenta para organizar seus processos internos. Mas com a crise, congelou as transações, acreditando que não seria o momento ideal para isso.
Parece uma atitude razoável e justificada – e até pode ser – mas não será a melhor forma de manter sua empresa lucrativa.
Acompanhe a lógica: houve uma razão para você optar por esta aquisição, certo? Talvez sua empresa estivesse sofrendo com inconsistências por utilizar processos analógicos.
Ou a solução que você vinha usando até então já não estava entregando o valor que seu negócio precisa. Basicamente, sua empresa estava sendo prejudicada por não adotar a solução.
Dados duplicados, arquivos perdidos e difícil acesso às informações são problemas que se encaixariam neste cenário.
E estes problemas trazem perda de tempo, que leva à redução na produtividade.
Empresas que produzem menos ou com menor qualidade, são menos competitivas, dificilmente conseguem a preferência dos potenciais clientes. O que leva à perda de receita.
Ou seja, não adotar a ferramenta que pode reverter este quadro significa perder dinheiro.
Então, deixar de investir nesta solução não é, como parecia a princípio, uma forma de conter gastos.
Acaba sendo somente uma maneira de perder uma lucratividade que já estava comprometida mesmo antes da crise. O que torna seus efeitos ainda piores.
Agora ficou mais fácil entender por que não devem parar os investimentos em momentos de crise?
Como reagir em momentos de crise?
Existem algumas coisas que você pode fazer para reagir a momentos críticos, reduzindo os efeitos negativos em seu negócio.
Adaptação
A primeira delas é analisar quais adaptações precisarão ser feitas em seus processos de trabalho. Por exemplo, algumas empresas estão adotando o modelo home office.
Neste sentido, é viável observar formas de gerenciar e manter a produtividade nesta modalidade. Além de escolher as ferramentas que poderão ser úteis para viabilizar esta forma de trabalhar.
Descubra como sua empresa pode se adaptar ao cenário atual e implemente os ajustes que forem necessários para isso.
Corte de gastos
Muitas técnicas podem te ajudar a identificar os maiores desperdícios em seu negócio e eliminá-los.
É importante realmente utilizar ferramentas para encontrar os verdadeiros desperdícios, baseando-se em dados sólidos.
Não agindo apenas com base em achismos e suposições ou consensos gerais de outras empresas.
Lembre-se que cada negócio possui sua particularidade. Então, mesmo que uma ação tenha sido eficiente em outra empresa, não significa que também será na sua.
Buscar ferramentas que aumentem sua performance
Eliminando os desperdícios, a expectativa é que o dinheiro poupado possa ser aplicado em ações para melhorar o desempenho. Então, uma boa forma de responder à crise é investindo em ferramentas para aumentar a performance da sua empresa.
Pode ser uma plataforma CRM, para melhorar sua comunicação e relacionamento com os clientes. Ou um sistema para organizar e automatizar suas tarefas rotineiras, otimizando processos e trazendo maior eficiência.
Estratégias para te ajudar a cortar gastos e não parar com os investimentos em momentos de crise
Falamos no início do texto sobre as ferramentas de melhoria contínua. Você já tinha ouvido falar disso antes? São técnicas muito utilizadas em momentos críticos, sejam internos (dentro da própria empresa) ou externos (do mercado).
O Lean Manufacturing é um bom exemplo. O Japão após a Segunda Guerra estava devastado, não só no aspecto físico como no econômico.
O que fazia com que as empresas do país não tivessem recursos suficientes para adotar estratégias para produção em massa (como o modelo Ford).
Para piorar o cenário, leis foram criadas pelo sindicato dos trabalhadores japoneses, mudando a forma como as companhias atuavam.
Era neste contexto que a Toyota estava inserida. Mas ela não parou os investimentos nesse momento de crise. Pelo contrário, utilizou os recursos que tinha para adotar estratégias inteligentes que a colocaram em evidência no mercado.
Como está até hoje, mantendo-se nas primeiras posições da lista The World’s Most Valuable Brands, divulgada anualmente pela revista Forbes.
Observando cada particularidade do segmento automobilístico no Japão, a empresa encarregou um engenheiro de buscar soluções viáveis.
Foi assim que Taiichi Ohno reuniu diversos ensinamentos milenares e estratégias internacionais, criando o Lean Manufacturing.
Assim, em vez de congelar o investimento, a empresa optou por identificar e eliminar desperdícios. E de quebra, ainda pôde desfrutar de um aumento enorme em sua qualidade.
O que queremos dizer com isso tudo é: prefira cortar despesas desnecessárias e não o investimento em ferramentas estratégicas. Isto é, pare de gastar com o que não traz valor e aposte em soluções que irão impulsionar seu negócio.
Agora você deve estar pensando: “Mas como é que eu vou fazer isso?”
Para te ajudar nessa missão, separamos algumas das estratégias mais usadas pelas empresas no mundo todo para eliminar gastos. Úteis inclusive para aumentar sua produtividade e sua lucratividade.
Sete desperdícios (Lean Manufacturing)
Acabamos de falar sobre como a Toyota conseguiu cortar gastos e aumentar sua competitividade com o Lean Manufacturing. Sua empresa também pode usar esta estratégia, baseando-se nos 7 desperdícios identificados pela metodologia:
1 . Superprodução
Quando a empresa produz mais do que o cliente consome, os produtos acabam não tendo saída. Não sendo vendidas, as mercadorias acabam sendo estocadas. E um dos maiores gastos das empresas é justamente o estoque.
Por isso, vale pensar em uma produção baseada no sistema just-in-time. Ou seja, quando – através de métricas – você avalia o volume de produção ideal, nem a mais nem a menos.
2. Tempo de espera
Já pensou no quanto o tempo de espera engessa seus processos? Por exemplo, quando você precisa que um e-mail seja respondido para dar continuidade a alguma tarefa.
Ou quando a produção precisa esperar o conserto de uma máquina para voltar a funcionar. Isso tudo causa uma queda na produtividade, que pode levar a uma perda de receita.
Uma boa técnica para evitar este cenário é utilizar metodologias de trabalho mais práticas, como o SCRUM. Assim como prever manutenções preditivas dos equipamentos (seja maquinário ou desktops/laptops).
Logicamente, deve-se observar como este desperdício se apresenta em seu modelo de negócio e então pensar em formas de preveni-lo.
3. Transporte
Se refere ao transporte de produtos devido a restrições da organização das instalações. Este desperdício traz como efeito negativo a perda de tempo, que quebra a produtividade.
E ainda faz com que recursos sejam gastos sem necessidade para realizar este transporte. Sem falar que traz maior perigo de danos aos produtos transportados ao longo do percurso.
Para evitar esse desperdício, você pode reorganizar a estrutura do local, de forma a reduzir ao máximo o transporte. Para isso, a técnica do 5S pode ser muito útil.
4. Processos desnecessários
Quando seu processo envolve etapas que não agregam valor ao produto/serviço e que acabam servindo apenas para tomar tempo.
Por exemplo, relatórios que ninguém lê, formulários que ninguém responde, aprovações desnecessárias, enfim, procedimentos inúteis e irrelevantes.
Para desenvolver um processo mais prático e objetivo, você pode utilizar uma ferramenta chamada mapeamento de fluxo de valor.
Ao utilizá-la, fica mais fácil identificar etapas que realmente agregam valor. Assim como as que não agregam – mas são necessárias para o processo, e as que não agregam em nada.
5. Movimento
Sua equipe perde tempo sempre que para o que está fazendo para ir buscar algo fundamental para realizar suas tarefas. Por exemplo, quando precisam ir a outro bloco, andar para imprimir um documento ou pegar um item importante para continuar suas atividades.
A forma ideal de evitar este desperdício, assim como no transporte, é aplicando a metodologia 5S. Assim, tudo o que é importante para a rotina de cada profissional estará acessível, eliminando a necessidade de deslocamentos.
6. Defeitos
Produzir algo com defeito – seja produto ou serviço – significa que você empregou tempo, recursos e esforços à toa. Pior, quer dizer que será preciso fazer tudo de novo, gastando duas vezes!
Para evitar os defeitos, o ideal é utilizar o Poka Yoke, uma metodologia que busca encontrar e prevenir erros.
7. Estoque
O desperdício relacionado ao estoque excessivo pode envolver tanto a superprodução, como o desequilíbrio na linha. Também pode abranger lotes grandes demais ou um tempo de espera muito longo entre pedido e entrega.
Além da falta de padrão nas compras e requisição de materiais.
O estoque excessivo traz como consequência o risco da perda de validade dos produtos. Bem como o risco de que se tornem obsoletos, ou seja, que percam a utilidade.
Sem falar no espaço que os materiais ocupam e que poderia ser melhor aproveitado caso eles não estivessem lá.
Esse problema pode ser contornado utilizando o Kanban. Esta metodologia regula o fluxo de mercadorias baseando-se na reposição automática através de cartões de sinal.
Estes são utilizados para sinalizar quando é preciso encomendar mais materiais.
Kaizen
O Kaizen é uma metodologia que tem como princípio a eliminação de desperdícios e aumento na qualidade. Com sua aplicação, é possível aumentar a produtividade e a lucratividade do negócio.
O melhor é que o Kaizen pode ser aplicado a todos os modelo de negócios, independente do porte. Além de ser uma técnica que busca soluções acessíveis para eliminar gastos desnecessários e adotar melhorias.
A metodologia utiliza a gestão visual para trazer transparência a processos e valores. Isto é, aqui é importante o levantamento de dados para criação de diagramas e tabelas.
Com as informações obtidas, você pode classificar o que traz valor e o que é desperdício necessário. Além de identificar os desperdícios que são desnecessários. Os primeiros devem ser mantidos e os segundos precisam ser reduzidos ao máximo. Já para os últimos, a eliminação é o único caminho.
Uma vez que falhas e melhorias são identificadas, outras ferramentas podem ser adotadas para apontar soluções. Como o brainstorming – onde todos podem dar suas sugestões e a viabilidade de cada uma pode ser analisada.
O Kaizen é de rápida implementação, levando – ao todo – cerca de algumas horas ou algumas semanas para trazer resoluções. Tudo vai depender da dimensão dos problemas e melhorias encontradas.
Em resumo, o Kaizen precisa seguir 7 estágios em sua implementação
- Identificação dos desperdícios
- Análise do processo, eliminando etapas desnecessárias
- Proposições de soluções
- Implementação das soluções
- Análise de resultados
- Padronização da solução
- Melhorias para aprimorar soluções implementadas.
Se o cenário for complexo demais, deve-se substituir o Kaizen por uma metodologia mais completa. Como o Lean Six Sigma, por exemplo.
PDCA
O PDCA é um método que serve tanto para identificar falhas que levam a desperdícios como para encontrar a melhor forma de aproveitar oportunidades.
Por exemplo, vemos que diversos segmentos de empresas estão encontrando nesta crise uma oportunidade. Por exemplo, companhias que desenvolvem plataformas que facilitam o home office.
Se você ainda não sabe como pode aproveitar uma oportunidade em momentos de crise, utilize o PDCA para identificá-las. E ainda desenvolver estratégias para tirar o máximo proveito delas.
O método possui uma estrutura simples, que – aliada a outras ferramentas – é altamente eficiente. A sigla PDCA vem de Plan, Do, Check e Act. Em português, planejar, fazer, verificar e agir.
O PDCA é um ciclo, que, sempre que se renova, pode ser corrigido e aprimorado, levando à melhoria contínua. É justamente isso que faz com ele seja tão usado por empresas do mundo todo. Conheça melhor as etapas do método:
Plan
É a parte mais importante do ciclo. Onde você deve focar no problema ou oportunidade e desenvolver um plano de ação. Lembrando que este planejamento precisa estar alinhado aos valores da sua empresa, assim como sua missão e visão.
Defina claramente suas metas e objetivos e demarque o caminho que deve ser seguido para alcançá-los.
Digamos que você queira aumentar suas vendas. Faça pesquisas para encontrar as melhores ferramentas para isso e como essa solução será utilizada pela sua equipes.
Descubra se será preciso realizar treinamentos para ensinar a usar a alternativa escolhida. Enfim, aborde todos os pontos que forem surgindo.
Não esqueça de documentar tudo certinho, para depois poder avaliar se a implementação está seguindo o que foi planejado.
Do
Feito o planejamento em detalhes, é hora de colocar o plano em prática. Lembre-se de seguir todas as etapas definidas no planejamento.
Isso é importante porque qualquer estágio que passe despercebido pode modificar os resultados.
Digamos que você conseguiu não alcançar seu objetivo ao implementar a solução. Como vai saber se foi por um furo no plano de ação ou porque acabou queimando uma etapa importante?
A única forma de entender como o resultado foi alcançado e descobrir se é necessário implementar melhorias é seguindo o planejamento.
Check
Durante toda a execução do projeto, é preciso avaliá-lo, mas ao final também é importante realizar uma análise geral.
Isso serve justamente para fazer o que falamos ali em cima: descobrir se é preciso realizar alguma melhoria.
É nesta etapa também que se observa a necessidade de refazer o planejamento desde o início.
Act
O último estágio do ciclo envolve implementar os ajustes que o projeto precisa para trazer melhores resultados. Além dos aprimoramentos que foram identificados e considerados relevantes para tornar o projeto ainda mais eficiente.
Esta etapa é, ao mesmo tempo, um fim e um novo começo, pois dá novo impulso ao ciclo.
Existem inúmeras ferramentas e estratégias que podem ser utilizadas por sua empresa para enxugar gastos, viabilizando investimentos inteligentes. Você pode testar estas que sugerimos e pesquisar por outras, caso nenhuma se encaixe bem ao seu negócio.
Conclusão
Metodologias para ajudar a reduzir desperdícios não faltam. Portanto, em vez parar os investimentos em momentos de crise, opte por estratégias para destinar seus recursos de forma inteligente.
Isto é, eliminando gastos que não trazem valor e investindo em soluções que realmente irão agregar ao seu negócio. Que podem ser verdadeiras salvadoras em momentos críticos.
Lembre-se de manter a calma, pois, como dissemos lá no início, já houveram outras crises e sempre haverão. Mas como diz o ditado oriental:
“Isso também vai passar.”
Jéssica Muller
Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.
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