A integração de sistemas centraliza as várias soluções tecnológicas de uma empresa. No caso das operações comerciais, isso envolve – geralmente – ferramentas de geração de leads, automação de e-mail, painéis de desempenho de vendas e vendedores, automação do funil de vendas e muito mais.
Com a tecnologia cada vez mais presente nas operações comerciais, a integração de sistemas assume um papel fundamental. Não só na otimização de processos, na qualidade dos dados e na consistência nas transações, como também na competitividade das empresas.
Além disso, a integração de sistemas também faz parte da transformação digital – processo pelo qual estão passando as empresas que querem se manter ativas no mercado atual.
No post de hoje, descubra o que é, a importância e os 5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores.
- O que é integração de sistemas
- Importância da integração de sistemas e vendedores
- Por que fazer a integração de sistemas e vendedores
- 5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores.
O que é a integração de sistemas
A integração de sistemas une os diferentes sistemas e softwares utilizados pela sua empresa. No caso da operação comercial, isso envolve a automação de e-mail, CRM, automação de relatórios, ferramentas de suporte ao cliente, sistemas de pós-vendas, entre outros.
Com a integração de sistemas, ao inserir dados em uma ferramenta, eles estarão disponíveis instantaneamente em todos os sistemas integrados, garantindo maior acessibilidade às informações.
Importância da integração de sistemas
A integração de sistemas otimiza tempo – eliminando a necessidade de inserir a mesma informação em diferentes sistemas – além de centralizar os dados essenciais em um só lugar.
Por que fazer a integração de sistemas e vendedores?
Existem inúmeras razões para fazer a integração de sistemas e vendedores nas empresas. Vejamos algumas delas a seguir:
Aumenta a colaboração entre as equipes da força de vendas
Ao fazer a integração de sistemas, você promove uma melhor colaboração entre os membros da força de vendas – composta por marketing, pré-vendas, vendas e pós-vendas.
Ao trabalhar em sistemas diferentes, a força de vendas acaba seguindo processos diferentes e sofrendo um desalinhamento que causa quebra na experiência do cliente.
Por outro lado, ao utilizar uma plataforma integrada, fica mais fácil para que marketing e vendas trabalhem em conjunto para fechar mais negócios – e para o pós-vendas fidelizar clientes e aplicar estratégias como re-sell e upsell.
Impulsiona a produtividade das equipes
Eliminando a necessidade de inserir os mesmos dados em sistemas diferentes, você impulsiona a produtividade da sua força de vendas.
Além disso, seus vendedores não perdem tempo com dados duplicados e longas buscas por dados registrados em sistemas diferentes.
Este tempo – que não precisa mais ser empregado para retrabalho e busca de dados – pode ser empregado pelos seus vendedores para aumentar seu volume de vendas, e desenvolver estratégias mais assertivas para fechar negócios de qualidade.
Reduz incidência de erros, isolamento e duplicação de dados
O processo de integrar manualmente dados registrados em diferentes sistemas aumenta a incidência de dados duplicados e inconsistências – que podem levar à tomadas de decisões equivocadas.
Já o isolamento de dados, faz com que seus vendedores percam muito tempo reunindo informações para conseguir montar seus relatórios.
Situações que não acontecem quando há a integração de sistemas.
Além disso, a integração de sistemas melhora a qualidade dos seus dados – o que é fundamental para um processo comercial saudável:
Por outro lado, ao fazer a integração de sistemas, sua força de vendas conta com dados sólidos, confiáveis e acessíveis para trabalhar. O que permite o desenvolvimento de estratégias assertivas, uma previsão de vendas mais precisa e tomadas de decisão bem fundamentadas.
Otimiza processos
Outro reflexo da redução de retrabalho – como a inserção dos mesmos dados em sistemas diferentes – também faz com que a força de vendas tenha mais tempo para analisar os processos, detectando gargalos e os eliminando.
Além disso, as equipes comerciais também têm mais disponibilidade para identificar oportunidades e descobrir formas estratégicas de aproveitá-las, para melhorar ainda mais os processos.
Aumenta a competitividade da empresa
Quando mantém sistemas integrados, utilizando a tecnologia para otimizar processos, melhorar a qualidade do trabalho das equipes comerciais e a experiência do cliente, sua empresa se torna mais competitiva perante o mercado e ganha vantagem em relação à concorrência.
5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores
Para evitar que os dados da sua operação comercial acabem isolados ou sejam duplicados, é fundamental fazer a integração de sistemas e, posteriormente, preparar a equipe para seu novo modo de trabalhar.
Na verdade, o ideal é contar com uma plataforma que exija a menor quantidade de integrações possível, já que esse processo – além de trabalhoso – também pode ser caro, dependendo da modalidade de integração de sistemas escolhida.
A Leads2b, por exemplo, une marketing, pré-vendas, vendas e pós-vendas em uma única plataforma, exigindo menos integrações externas.
Com isso, garante a consistência dos dados da sua força de vendas, promovendo uma operação comercial acessível, prática e integrada.
Mas, se optar pela integração externa de sistemas, para unir as ferramentas da sua pilha de tecnologia, siga os passos a seguir para um processo eficiente:
Passo 1 – Defina objetivos
Para você conseguir analisar o sucesso da sua integração de sistemas, antes é preciso definir um foco inicial.
Ou seja, você optou pela integração de sistemas para economizar tempo? Para otimizar processos? Para poupar recursos?
Logicamente, conforme a integração ocorre, você pode alcançar todos esses objetivos, mas comece com apenas um, para definir as expectativas da equipe e da empresa.
Passo 2 – Defina o tipo de integração
Basicamente, são 3 os tipos de integração de sistemas: banco a banco, trocas e compartilhamento de dados eletrônicos e interface de programação de aplicações (application programming interface – API).
Conheça melhor cada uma delas, para escolher a que melhor se encaixa para a integração de sistemas da sua empresa:
Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos
Exige uma plataforma ou software que servirá como um tradutor universal, traduzindo as mensagens de cada ferramenta integrada e repassando-a para outra ferramenta em um fluxo constante e padronizado de dados entre os sistemas.
Ou seja, atua fazendo com que todos os sistemas integrados compreendam as mensagens trocadas.
O sucesso dessa integração de sistema depende da gestão eficiente do mecanismo de integração, que importa e exporta os dados de um sistema para o outro.
Banco a banco
Mais simples, essa modalidade de integração de sistemas utiliza o compartilhamento de um mesmo banco de dados entre sistemas diferentes, através de um software de extração de dados.
Deve ser realizada por um database administrator (DBA), que é o profissional responsável pela integração.
Exige muito cuidado em relação à segurança de dados, já que tanto esse profissional como outros sistemas terão acesso a informações sensíveis da empresa.
API
Mais utilizado atualmente, esse tipo de integração de sistemas apresenta um excelente desempenho na troca de informações entre os sistemas integrados e na comunicação entre eles.
Afinal, a API garante circulação das informações em tempo real, funcionando como uma ponte que conecta as aplicações, facilitando também o processo de busca entre os sistemas.
Além disso, a integração de sistemas através da API garante a criptografia dos dados gerados, mantendo-os protegidos.
Passo 3 – Personalize as configurações
Este passo depende muito dos sistemas já utilizados pela sua empresa e dos dados que estão sendo integrados.
Tendo definido os dados que serão integrados e o objetivo estabelecido, é preciso fazer as configurações personalizadas conforme o tipo de integração de sistemas escolhida.
É fundamental ter o suporte dos fornecedores dos sistemas e do seu departamento de TI para fazer corretamente as configurações necessárias.
Passo 4 – Avalie e prepare os dados da empresa
Para que a integração de sistemas seja bem sucedida, você precisa preparar os dados adequadamente: organizando-os e disponibilizando-os no formato ideal.
Só então você pode começar a sincronização das informações entre os sistemas.
Lembre-se que os dados são um dos principais bens da sua empresa. Sem falar que foram eles que levaram você a optar pela integração dos sistemas.
Portanto, avalie se os dados realmente podem ser sincronizados no formato escolhido e com que frequência isso deverá ser feito.
Além disso, você também deve considerar, analisando os dados compilados pela empresa ao longo dos anos, qual é a melhor forma de avaliar, mensurar e aplicar novas estratégias para utilizá-los de forma inteligente.
Aproveite para analisar seu banco de dados em busca de informações desatualizadas e supérfluas. Lembre-se: conforme a nova Lei Geral de Proteção de Dados, sua empresa só deve ter dados estritamente necessários sobre seus clientes.
Para entender melhor sobre a LGPD e como manter a conformidade com ela, confira o e-book abaixo:
Passo 5: integrando os vendedores ao sistema
Após a integração dos sistemas, você precisa preparar sua equipe para a nova forma de trabalhar.
Afinal, esse processo traz muitas transformações internas, modificando a rotina já estabelecida dos vendedores. Portanto, é preciso dedicar um tempo para adaptá-los a essas mudanças.
Aliás, vale lembrar que, desde a decisão pela integração, você deve envolver cada membro da sua força de vendas e conscientizá-los sobre a importância dessa integração.
Além disso, garanta a transparência durante todo o processo, explicando os benefícios e destacando a importância da integração de sistemas para o gerenciamento eficiente e confiável dos dados.
Para uma integração eficiente dos vendedores à nova forma de trabalhar, siga as etapas a seguir:
Conclusão
Se você usa diferentes softwares de vendas e eles ainda não são integrados, saiba que integrá-los é fundamental para melhorar a produtividade da sua força de vendas, otimizar seus processos comerciais, eliminar gargalos, aumentar a qualidade de seus dados e ainda promover a colaboração entre as diferentes áreas da força de vendas.
A integração de sistemas e vendedores deve seguir 5 passos: definição de objetivos, tipos de integração, personalização das configurações, preparação dos dados e integração dos vendedores.
Apesar de necessário, esse processo de integrar diferentes sistemas de vendas pode ser trabalhoso, gastando tempo e dinheiro para sua realização.
Por isso, o ideal mesmo é contar com uma plataforma que integre nativamente todo o processo de vendas.
Uma plataforma como a Leads2b, onde sua operação comercial é otimizada e automatizada do marketing ao pós-vendas.
Clique aqui e descubra como a Leads2b integra todo seu processo comercial com eficiência e praticidade.
Jéssica Muller
Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.
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