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Como fazer a integração de sistemas e vendedores

Aprenda a fazer a integração de sistemas e vendedores para alcançar a máxima performance em vendas

A integração de sistemas centraliza as várias soluções tecnológicas de uma empresa. No caso das operações comerciais, isso envolve – geralmente – ferramentas de geração de leads, automação de e-mail, painéis de desempenho de vendas e vendedores, automação do funil de vendas e muito mais.

Com a tecnologia cada vez mais presente nas operações comerciais, a integração de sistemas assume um papel fundamental. Não só na otimização de processos, na qualidade dos dados e na consistência nas transações, como também na competitividade das empresas.

Além disso, a integração de sistemas também faz parte da transformação digital – processo pelo qual estão passando as empresas que querem se manter ativas no mercado atual.

No post de hoje, descubra o que é, a importância e os 5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores.

  1. O que é integração de sistemas
  2. Importância da integração de sistemas e vendedores
  3. Por que fazer a integração de sistemas e vendedores
  4. 5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores.

O que é a integração de sistemas

A integração de sistemas une os diferentes sistemas e softwares utilizados pela sua empresa. No caso da operação comercial, isso envolve a automação de e-mail, CRM, automação de relatórios, ferramentas de suporte ao cliente, sistemas de pós-vendas, entre outros.

Com a integração de sistemas, ao inserir dados em uma ferramenta, eles estarão disponíveis instantaneamente em todos os sistemas integrados, garantindo maior acessibilidade às informações.

Importância da integração de sistemas

A integração de sistemas otimiza tempo – eliminando a necessidade de inserir a mesma informação em diferentes sistemas – além de centralizar os dados essenciais em um só lugar.

Descubra se sua empresa precisa de integração de sistemas
Descubra se sua empresa precisa de integração de sistemas

Por que fazer a integração de sistemas e vendedores?

Existem inúmeras razões para fazer a integração de sistemas e vendedores nas empresas. Vejamos algumas delas a seguir:

Aumenta a colaboração entre as equipes da força de vendas

Ao fazer a integração de sistemas, você promove uma melhor colaboração entre os membros da força de vendas – composta por marketing, pré-vendas, vendas e pós-vendas.

Ao trabalhar em sistemas diferentes, a força de vendas acaba seguindo processos diferentes e sofrendo um desalinhamento que causa quebra na experiência do cliente.

Por outro lado, ao utilizar uma plataforma integrada, fica mais fácil para que marketing e vendas trabalhem em conjunto para fechar mais negócios – e para o pós-vendas fidelizar clientes e aplicar estratégias como re-sell e upsell.

A Leads2b integra toda a sua operação comercial, de ponta a ponta
A Leads2b integra toda a sua operação comercial, de ponta a ponta

Impulsiona a produtividade das equipes

Eliminando a necessidade de inserir os mesmos dados em sistemas diferentes, você impulsiona a produtividade da sua força de vendas.

Além disso, seus vendedores não perdem tempo com dados duplicados e longas buscas por dados registrados em sistemas diferentes.

Este tempo – que não precisa mais ser empregado para retrabalho e busca de dados – pode ser empregado pelos seus vendedores para aumentar seu volume de vendas, e desenvolver estratégias mais assertivas para fechar negócios de qualidade

Reduz incidência de erros, isolamento e duplicação de dados

O processo de integrar manualmente dados registrados em diferentes sistemas aumenta a incidência de dados duplicados e inconsistências – que podem levar à tomadas de decisões equivocadas.

Já o isolamento de dados, faz com que seus vendedores percam muito tempo reunindo informações para conseguir montar seus relatórios.

Situações que não acontecem quando há a integração de sistemas.

Além disso, a integração de sistemas melhora a qualidade dos seus dados – o que é fundamental para um processo comercial saudável:

A integração de sistemas melhora a qualidade dos seus dados
A integração de sistemas melhora a qualidade dos seus dados

Por outro lado, ao fazer a integração de sistemas, sua força de vendas conta com dados sólidos, confiáveis e acessíveis para trabalhar. O que permite o desenvolvimento de estratégias assertivas, uma previsão de vendas mais precisa e tomadas de decisão bem fundamentadas.

Otimiza processos

Outro reflexo da redução de retrabalho – como a inserção dos mesmos dados em sistemas diferentes – também faz com que a força de vendas tenha mais tempo para analisar os processos, detectando gargalos e os eliminando.

Além disso, as equipes comerciais também têm mais disponibilidade para identificar oportunidades e descobrir formas estratégicas de aproveitá-las, para melhorar ainda mais os processos. 

Aumenta a competitividade da empresa

Quando mantém sistemas integrados, utilizando a tecnologia para otimizar processos, melhorar a qualidade do trabalho das equipes comerciais e a experiência do cliente, sua empresa se torna mais competitiva perante o mercado e ganha vantagem em relação à concorrência.

5 passos para fazer a integração de sistemas e vendedores

Para evitar que os dados da sua operação comercial acabem isolados ou sejam duplicados, é fundamental fazer a integração de sistemas e, posteriormente, preparar a equipe para seu novo modo de trabalhar.

Na verdade, o ideal é contar com uma plataforma que exija a menor quantidade de integrações possível, já que esse processo – além de trabalhoso – também pode ser caro, dependendo da modalidade de integração de sistemas escolhida.

A Leads2b, por exemplo, une marketing, pré-vendas, vendas e pós-vendas em uma única plataforma, exigindo menos integrações externas.

Com isso, garante a consistência dos dados da sua força de vendas, promovendo uma operação comercial acessível, prática e integrada.

Mas, se optar pela integração externa de sistemas, para unir as ferramentas da sua pilha de tecnologia, siga os passos a seguir para um processo eficiente:

Passo 1 – Defina objetivos

Para você conseguir analisar o sucesso da sua integração de sistemas, antes é preciso definir um foco inicial.

Ou seja, você optou pela integração de sistemas para economizar tempo? Para otimizar processos? Para poupar recursos?

Logicamente, conforme a integração ocorre, você pode alcançar todos esses objetivos, mas comece com apenas um, para definir as expectativas da equipe e da empresa.

Passo 2 – Defina o tipo de integração

Basicamente, são 3 os tipos de integração de sistemas: banco a banco, trocas e compartilhamento de dados eletrônicos e interface de programação de aplicações (application programming interface – API).

Conheça melhor cada uma delas, para escolher a que melhor se encaixa para a integração de sistemas da sua empresa:

Tipos de integração de sistemas
Tipos de integração de sistemas

Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos

Exige uma plataforma ou software que servirá como um tradutor universal, traduzindo as mensagens de cada ferramenta integrada e repassando-a para outra ferramenta em um fluxo constante e padronizado de dados entre os sistemas. 

Ou seja, atua fazendo com que todos os sistemas integrados compreendam as mensagens trocadas. 

O sucesso dessa integração de sistema depende da gestão eficiente do mecanismo de integração, que importa e exporta os dados de um sistema para o outro. 

Banco a banco

Mais simples, essa modalidade de integração de sistemas utiliza o compartilhamento de um mesmo banco de dados entre sistemas diferentes, através de um software de extração de dados. 

Deve ser realizada por um database administrator (DBA), que é o profissional responsável pela integração.

Exige muito cuidado em relação à segurança de dados, já que tanto esse profissional como outros sistemas terão acesso a informações sensíveis da empresa.

API

Mais utilizado atualmente, esse tipo de integração de sistemas apresenta um excelente desempenho na troca de informações entre os sistemas integrados e na comunicação entre eles. 

Afinal, a API garante circulação das informações em tempo real, funcionando como uma ponte que conecta as aplicações, facilitando também o processo de busca entre os sistemas. 

Além disso, a integração de sistemas através da API garante a criptografia dos dados gerados, mantendo-os protegidos

Passo 3 – Personalize as configurações

Este passo depende muito dos sistemas já utilizados pela sua empresa e dos dados que estão sendo integrados.

Tendo definido os dados que serão integrados e o objetivo estabelecido, é preciso fazer as configurações personalizadas conforme o tipo de integração de sistemas escolhida.

É fundamental ter o suporte dos fornecedores dos sistemas e do seu departamento de TI para fazer corretamente as configurações necessárias.

Passo 4 – Avalie e prepare os dados da empresa

Para que a integração de sistemas seja bem sucedida, você precisa preparar os dados adequadamente: organizando-os e disponibilizando-os no formato ideal.

Só então você pode começar a sincronização das informações entre os sistemas.

Lembre-se que os dados são um dos principais bens da sua empresa. Sem falar que foram eles que levaram você a optar pela integração dos sistemas.

Portanto, avalie se os dados realmente podem ser sincronizados no formato escolhido e com que frequência isso deverá ser feito.

Além disso, você também deve considerar, analisando os dados compilados pela empresa ao longo dos anos, qual é a melhor forma de avaliar, mensurar e aplicar novas estratégias para utilizá-los de forma inteligente.

Aproveite para analisar seu banco de dados em busca de informações desatualizadas e supérfluas. Lembre-se: conforme a nova Lei Geral de Proteção de Dados, sua empresa só deve ter dados estritamente necessários sobre seus clientes.

Para entender melhor sobre a LGPD e como manter a conformidade com ela, confira o e-book abaixo:

Ao integrar seus sistemas, cuide para que seus dados estejam alinhados à LGPD

Passo 5: integrando os vendedores ao sistema

Após a integração dos sistemas, você precisa preparar sua equipe para a nova forma de trabalhar.

Afinal, esse processo traz muitas transformações internas, modificando a rotina já estabelecida dos vendedores. Portanto, é preciso dedicar um tempo para adaptá-los a essas mudanças.

Aliás, vale lembrar que, desde a decisão pela integração, você deve envolver cada membro da sua força de vendas e conscientizá-los sobre a importância dessa integração.

Além disso, garanta a transparência durante todo o processo, explicando os benefícios e destacando a importância da integração de sistemas para o gerenciamento eficiente e confiável dos dados.

Para uma integração eficiente dos vendedores à nova forma de trabalhar, siga as etapas a seguir:

3 passos para a integração de sistemas e novos vendedores
3 passos para a integração de sistemas e novos vendedores

Conclusão

Se você usa diferentes softwares de vendas e eles ainda não são integrados, saiba que integrá-los é fundamental para melhorar a produtividade da sua força de vendas, otimizar seus processos comerciais, eliminar gargalos, aumentar a qualidade de seus dados e ainda promover a colaboração entre as diferentes áreas da força de vendas.

A integração de sistemas e vendedores deve seguir 5 passos: definição de objetivos, tipos de integração, personalização das configurações, preparação dos dados e integração dos vendedores.

Apesar de necessário, esse processo de integrar diferentes sistemas de vendas pode ser trabalhoso, gastando tempo e dinheiro para sua realização. 

Por isso, o ideal mesmo é contar com uma plataforma que integre nativamente todo o processo de vendas.

Uma plataforma como a Leads2b, onde sua operação comercial é otimizada e automatizada do marketing ao pós-vendas.

Clique aqui e descubra como a Leads2b integra todo seu processo comercial com eficiência e praticidade.

Jéssica Muller   <i class="fab fa-linkedin"></i>
Jéssica Muller  

Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.

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