- O que é home office?
- Por que o home office está tão difundido?
- Como liderar equipes em home office?
- 10 dicas para fazer home office com qualidade;
- Ferramentas para o seu home office.
A ideia do home office tem sido amplamente difundida nos últimos anos, mas não podemos negar que – na última semana – é só isso que se vê nas principais redes profissionais e notícias de negócios.
Empresas e mais empresas anunciando que estarão colocando essa maneira de trabalho em vigor para preservar a saúde de seus colaboradores.
Pensando nisso, resolvemos trazer esse texto para que ele possa esclarecer um pouco a situação e ajudar todos a entenderem o que é o famoso home office, qual a importância dele em um momento como esse, porque isso tem sido tão falado nas últimas semanas e o principal tabu: como lidar com essa situação sem perder a produtividade e o controle da sua equipe.
É preciso considerar que muitas empresas nunca tiveram em suas culturas o hábito de realizar essa modalidade de trabalho e que muito se especula sobre como colocá-la em prática sem prejudicar o negócio, por isso vamos trazer ferramentas para auxiliarem nesse processo para que você consiga fazer o home office e – mesmo assim – ser eficiente e produtivo.
O que é home office
O home office, como a própria tradução já diz, nada mais é do que um escritório doméstico. É quando você utiliza a sua estrutura de casa como local de trabalho e trabalha à distância de sua equipe e do espaço físico da sua empresa.
Essa modalidade pode ocorrer por diversos motivos. Tem empresas, por exemplo, que dão o home office como benefício para os colaboradores, para que eles tenham a possibilidade de trabalhar de onde se sentirem mais confortáveis e produtivos.
Existem ainda empresas que abrem a possibilidade de realizar o home office alguns dias na semana a fim de proporcionar aquela “quebra na rotina” com a finalidade de aumentar a produtividade dos seus colaboradores.
Por que o home office está sendo tão difundido nesse momento?
Nessa última semana, a motivação do home office ter sido tão mencionado e tão difundido nas empresas tem sido outra.
Devido à pandemia que estamos presenciando do COVID-19, muitas organizações estão recomendando a seus colaboradores que trabalhem de casa, para proporcionar um maior isolamento das pessoas para que possamos desacelerar a contaminação de pessoas pelo Corona Vírus.
O grande objetivo é evitar que as pessoas como um todo, mas principalmente as pessoas em grupos de risco, se contaminem com a nova doença. As empresas querem evitar se tornarem focos da doença.
Quanto menos pessoas aglomeradas em um só espaço, menos a chance de contato entre elas e – consequentemente – menor é a amplitude do contágio de uma pessoa que seja portadora do vírus.
A medida adotada pelas empresas é preventiva. Não queremos que o vírus se espalhe, logo, não iremos dar a ele condições de proliferação.
É importante entendermos a motivação dessa decisão para compreendermos que home office não são férias, então devemos sim levar a produtividade e o trabalho a sério e – principalmente – entender que o isolamento deve se estender a todos os âmbitos de nossas vidas.
Devemos evitar aglomerações em todos os lugares, não apenas no trabalho. Essa é uma medida que afeta a sociedade de modo geral e precisamos ser muito conscientes nesse momento.
Chegou o momento de pensarmos em todos que estão à nossa volta e não apenas no impacto que essa doença tem em nossas próprias vidas.
Como liderar equipes em home office
Um dos maiores desafios desse momento se apresenta para os gestores que não tem o hábito de ter suas equipes em home office com frequência. Quando se está acostumado a ter as pessoas ao seu lado e fazer reuniões presenciais, ter que administrar tudo de longe é um desafio.
Aqui, três pontos centrais que acho que fazem total diferença em um momento como esse e que podem te mostrar que sim, o home office é possível sem ter perdas na produtividade.
1. Tenha em mente que as pessoas são responsáveis por suas atividades e que você não vai ter como controlá-las em 100% do tempo, mas que você não precisa disso
Confiar em sua equipe e acreditar que eles estão do seu lado para fazer acontecer é um ponto central em uma situação como essa. Conscientize-os da importância da situação, da motivação que os levou a estarem trabalhando em casa e de que o trabalho continua tendo seus prazos e entregas.
Dê também dicas práticas de como fazer o home office de maneira efetiva, afinal muitos deles provavelmente nunca trabalhou nessa modalidade.
2. Faça reuniões constantes!
Quando se está trabalhando presencialmente com uma pessoa, o ato de tirar dúvidas rotineiras e auxiliar em atividades do dia a dia é muito facilitado, então faça reuniões constantes com sua equipe para que eles sintam que – mesmo sendo por mensagem ou ligação – eles continuam tendo essa liberdade e que você está disponível como estaria no escritório.
3. Tenha ferramentas de controle e gestão da sua equipe para que todos possam acompanhar as entregas
Em um momento como esse, é importante que sua equipe tenha senso de dono e liberdade para poder chegar aos colegas e perguntar sobre o andamento de uma atividade ou entrega.
Para que isso possa acontecer com clareza, tenha ferramentas para gestão de tarefas e grupos, a fim de que todos tenham uma visão do panorama geral da equipe e que todos tenham em mãos ferramentas para colocarem em prática o autogerenciamento de maneira eficaz.
O home office exige que sua equipe saiba gerenciar suas demandas e entregas e que possam se desprender de cobranças vindas dos superiores, então é legal que você passe segurança e dê autonomia, para que eles se sintam seguros de tomar decisões sem ter que te consultar a todo momento – afinal, você também precisa produzir e entregar.
Um último ponto é sobre o tempo de adaptação. Equipes que nunca tiveram o hábito de fazer home office, talvez tenham alguns dias até se adaptarem com a rotina de conversas online, de reuniões por videoconferência e até mesmo de trabalhar em casa.
Então é importante respeitar esses primeiros dias de adaptação, mas reforçar ao seu time que você precisa da colaboração de todos em unidade para que essa situação funcione da melhor maneira possível.
10 dicas para fazer home office com qualidade
Falei muito sobre qual a importância do home office com qualidade de entrega e produtividade, mas gostaria de trazer agora dicas práticas para você e sua equipe!
1. Home office precisa ser mais office do que home
Tenha a consciência de que você não pode estar “se sentindo em casa” enquanto está trabalhando nesse ambiente. O ideal é ter um espaço específico para trabalhar na sua casa, com todos os recursos necessários para o bom desempenho das suas atividades.
2. Não fique de pijama e nem fique trabalhando sentado na sua cama
Essas duas atitudes reforçam o sentimento de que você está em casa, assim você estará mais relaxado e com um mindset oposto ao de trabalho. É importante que você condicione o seu cérebro para que ele entenda que você está entrando em “modo de trabalho”.
3. Defina uma rotina básica para você seguir em todos os dias
Crie ou mantenha rotinas que você teria se estivesse no escritório, isso vai ajudar seu cérebro a entender que é um momento de foco e trabalho, e não de relaxamento e descanso.
4. Estabeleça prazos para suas entregas e se comprometa com eles
Quando uma tarefa tem um prazo limite, você se esforça e se compromete mais. Então esse é um bom momento de definir prazos de entrega para suas demandas e para seguir um cronograma.
5. Conscientize as pessoas com quem mora de que você está em modo de trabalho
É comum que as pessoas que moram com você, estejam acostumadas a interagir, pedir favores e coisas parecidas nos momentos em que te veem em casa.
Reforce para elas que você está trabalhando normalmente e que a única diferença é que o local é a sua casa, mas que você continua trabalhando no período normal. É importante saber separar o pessoal do profissional nesse momento.
6. Converse e alinhe as coisas com sua equipe
Mais do que nunca, você e seu time precisam manter um vínculo forte – mesmo que estejam longe fisicamente um do outro – para que não enfraqueçam a relação de confiança e de ajudar um ao outro.
Mantenham a comunicação frequente, façam reuniões, interajam e – até mesmo – tenham aqueles momentos de descontração e piadas que são frequentes no escritório.
7. Se atente para as horas trabalhadas no dia
Para não enlouquecer no processo de home office, é importante que você tenha consciência que deve seguir a mesma jornada de trabalho do escritório, sem trabalhar horas a fio. Lembre-se de parar e ter momentos de descanso e relaxamento.
8. Mantenha o hábito de fazer pequenas pausas
Quando estamos no escritório, temos o hábito de parar, ir ao banheiro, buscar uma água ou café, trocar algumas palavras com os colegas… É importante que tenhamos esse hábito de fazer pausas quando estivermos em casa também.
Essas pausas nos ajudam a dar um tempo para o nosso cérebro voltar a produzir com 100% de sua capacidade.
Afinal, segundo a Universia, nosso cérebro consegue ficar concentrando somente em uma atividade por 90 minutos.
9. Mantenha sua equipe inteirada de suas atividades e das coisas que você tem feito
Comunique para eles quais foram as coisas que você fez, seja através de uma reunião ou uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. É importante que eles saibam o que está acontecendo, até porque isso ajuda a motivá-los a produzir mais ao ver um colega realizando diversas entregas.
10. Não faça coisas que você não faria se não estivesse no escritório
Fazemos várias coisas que gostamos em casa, mas muitas delas não combinam com a rotina do home office e é importante ter consciência disso. Netflix e trabalho? Não combinam.
Atividades domésticas no meio do dia e trabalho? Também não combinam. É importante entender que o home office te dá liberdade de gerenciar sua rotina de forma autônoma, mas que isso exige responsabilidade e comprometimento com os recursos que a empresa está investindo em você. Seja consciente.
Ferramentas que podem ajudar no seu home office
Eu e minha equipe utilizamos algumas ferramentas para garantir que esse momento de home office não atrapalhe nossa produtividade e integração.
Ferramentas para comunicação
Ter um canal aberto e de resposta rápida com seu time, então tenha ferramentas que propiciem isso. Estamos utilizando o Slack para conversas e o Google Hangouts para reuniões, por exemplo. Há também o Skype corporativo que pode ajudar na sua comunicação com potenciais clientes.
Ferramentas para gerenciamento de tarefas
Mais do que nunca é o momento de todos estarem inteirados das ações do time de forma rápida e visual, para isso existem inúmeras ferramentas para gerenciamento de tarefas e entregas.
Por aqui temos utilizado o ClickUp e ele tem sido bem útil para todo o time. Temos muitas outras no mercado também, como, por exemplo, o Asana, Trello, Remember The Milk, entre outras.
Ferramentas para prospecção
Esse tipo de ferramenta ajuda você que precisa continuar mantendo uma constância nas vendas, mas que não pode mais ir até o escritório do seu cliente em potencial. Aqui gostaria de citar a Leads2b, que pode auxiliar todo o seu processo comercial e te ajudar a continuar vendendo mesmo que não seja presencialmente.
Ademais, é importante entender a dinâmica do seu time e saber que a tecnologia está aí para tirarmos o máximo proveito possível, então identifique as dificuldades da sua equipe e procure ferramentas que resolvam esses desafios que vocês estiverem enfrentando.
Além de ferramentas que podem ser utilizadas individualmente – como recursos de gerenciamento do tempo, por exemplo.
Conclusão
O home office para a maioria das empresas é um desafio, porque você acaba tendo um controle menor sobre as rotinas dos colaboradores, invariavelmente. O grande ponto é entender que é preciso se adaptar e que essa situação é desafiadora, mas que serve como um grande aprendizado para toda a equipe.
É importante também entender que este é um bom momento para o autoconhecimento e desenvolvimento individual, pois todos os colaboradores têm nas mãos a possibilidade de aprender mais sobre como preferem trabalhar, como organizar a rotina e, até mesmo, sobre como ser mais produtivo no dia a dia.
Esses aprendizados com certeza serão muito úteis para esse momento, mas também para o momento em que todos voltarem para o escritório e tiverem mais domínio sobre suas rotinas.
Anna Karas
Sou Administradora por formação e - em algum ponto da minha carreira - me apaixonei pelo Marketing (desde então não larguei ele mais). Cinéfila, viciada em música, mãe de um gatinho lindo e amante de viagens.
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