Há um impulso quase constante para um melhor marketing, melhores vendedores e processos no departamento comercial.
Mas, gerar mais vendas é apenas parte da equação.
Mesmo que a eficácia das vendas melhore as conversões, há outro componente que os líderes comerciais geralmente deixam de lado: a máxima eficiência do departamento comercial.
A eficiência do departamento comercial é a chave não apenas para gerar mais vendas, mas também otimizar o processo para vender mais – e mais rápido.
- O que é o departamento comercial
- Importância de um departamento comercial eficiente
- Eficácia x eficiência
- 10 formas de alcançar a máxima eficiência no departamento comercial
- 5 métricas para acompanhar a eficiência no departamento comercial.
O que é o departamento comercial
O departamento comercial é o encarregado por fazer o relacionamento com os clientes, desde a prospecção de possíveis compradores até o pós-vendas.
É ele quem atua com o processo de vendas, a compreensão das dores e comportamento dos clientes e também busca oferecer a melhor experiência aos compradores.
Importância de um departamento comercial eficiente
Um departamento comercial ineficiente e ineficaz custa caro nos resultados financeiros de uma empresa.
Além disso, a ineficiência do departamento comercial é um problema tão difundido que 65% das empresas B2B a listaram como seu desafio comercial número 1.
Mesmo que esta ineficiência seja um problema que muitos líderes comerciais enfrentam, poucos investem tempo para analisar os números antes que seja tarde demais.
Calcular o índice de eficiência do seu departamento comercial é a melhor forma de descobrir se sua operação está no caminho certo.
Ao alcançar a máxima eficiência e eficácia, mais do que contar com processos efetivos e uma equipe de alta performance, você consegue impulsionar a receita da empresa.
Eficácia x eficiência
A eficácia do departamento comercial é a capacidade de sua equipe de vendas converter leads em oportunidades – e, eventualmente, clientes – em cada estágio do funil de vendas.
A eficácia significa que você terá mais ganhos do que perdas em cada etapa do processo.
Já a eficiência, por outro lado, é a velocidade com que ocorrem suas operações de vendas.
Ou seja, com que rapidez sua equipe consegue converter usuários em leads/vendas e, ao mesmo tempo, gerar maior retorno sobre o investimento (ROI).
Em outras palavras, é a receita gerada por sua equipe de vendas em relação ao custo.
Um departamento comercial eficiente e eficaz fecha vendas em um prazo razoável, a um custo sustentável e nas condições certas.
10 formas de alcançar a eficiência máxima no departamento comercial
Se você também está lutando para alcançar a eficiência, confira as dicas que listamos a seguir:
1. Definir metas de negócios e indicadores-chave de desempenho
A primeira etapa para traçar seu plano de eficiência no departamento comercial é definir suas metas e como você medirá o sucesso.
Quais serão estas metas? Que os vendedores fechem um certo número de vendas por mês? Um valor específico por venda? Essas metas devem ser definidas desde o início.
Para definir metas que sejam mensuráveis e realistas, use a metodologia SMART:
Definidos seus objetivos e quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) serão usados para medir o sucesso, acompanhe de perto as atividades de vendas.
Identifique quaisquer gargalos e corrija problemas em tempo hábil para evitar mais ineficiência.
2. Identificar seu perfil de cliente ideal
Pelo menos 50% do tempo de vendas é desperdiçado em prospecção improdutiva de potenciais clientes fora do perfil ideal para sua empresa.
Logo, criar um perfil de seu cliente ideal aumentará significativamente sua taxa de fechamento.
Isso porque a melhor maneira de levar um cliente em potencial a comprar é abordando especificamente cada uma de suas necessidades e desejos.
Você pode usar ferramentas de inteligência de vendas, como a Análise de Base da Leads2b, para extrair dados e ter certeza de que está indo atrás dos potenciais clientes certos, ou seja, aqueles que estão prontos e animados para aprender sobre sua oferta.
Além disso, vale construir uma persona do seu cliente ideal.
Ao construir sua persona, considere 3 fatores:
- Quem são seus clientes ideais (dados demográficos)
- Onde eles estão (localização)
- O que eles querem (pontos problemáticos e necessidades).
Ter essas informações te ajuda a identificar exatamente quais recursos e benefícios do seu produto são mais atraentes para seus potenciais clientes.
A partir daí, sua equipe de vendas pode se concentrar em apresentar exatamente o que os compradores querem ouvir, sem perder tempo com especificações que não são do interesse deles.
3. Otimize seu funil de vendas
Se você quer que seu departamento comercial seja eficiente, deve ter um funil de vendas consistente e repetível.
Afinal, com um guia prático para qualificar leads, vender no momento certo, colaborar com a equipe e outras tarefas de vendas importantes só ajudará seus vendedores a trabalhar melhor e mais rápido.
As principais etapas em um funil de vendas são:
A criação de um funil de vendas claro não apenas garante que o mesmo procedimento seja seguido em todas as fases, mas também te ajuda a identificar falhas no processo.
4. Definir atividades de vendas
As atividades de vendas são tarefas que os vendedores podem realizar diariamente, semanalmente ou mensalmente, para manter novos leads fluindo para o pipeline.
Alguns exemplos incluem:
- Fazer contato com novos clientes em potencial
- Envolver-se com os clientes nas redes sociais
- Enviar propostas comerciais
- Fazer o acompanhamento.
Ter uma visão das principais atividades de vendas da sua equipe oferece total visibilidade da produtividade e do desempenho comercial geral, permitindo criar um departamento comercial mais eficiente e eficaz.
5. Alinhar marketing e vendas
É comum haver falta de comunicação entre as equipes de marketing e vendas, o que piora a ineficiência no departamento comercial.
Por outro lado, ao alinhar as duas equipes, você melhora a comunicação e a colaboração, aumentando sua taxa de conversões e reduzindo as perdas no funil de vendas.
Além disso, de acordo com o SuperOffice, aliar marketing e vendas aumenta a receita anual da empresa e melhora o reconhecimento de marca.
Sem falar que a Sirius descobriu que esse alinhamento ajuda a reter mais clientes, ter taxas de sucesso maiores e melhora a geração de leads qualificados.
6. Forneça treinamento contínuo à sua equipe
Cerca de 82% dos tomadores de decisão B2B acham que os vendedores estão despreparados.
O que será verdade, se sua equipe de vendas não for treinada adequadamente.
Sem o devido treinamento, seus vendedores podem acabar perdendo tempo e recursos com técnicas que não funcionam, abordando um cliente antes que ele esteja pronto ou empatando o funil de vendas.
Por isso, é fundamental fornecer treinamentos aprofundados que os instrua sobre prospecção e vendas eficazes.
Estes treinamentos devem abordar quaisquer dúvidas comuns que os vendedores possam ter durante o processo e orientar sobre como lidar com as objeções dos clientes.
Fornecer treinamento contínuo também ajuda sua equipe a se manter afiada e atualizada sobre as técnicas de vendas mais recentes.
Aqui na Leads, sabemos a importância de treinamentos práticos e eficazes, por isso criamos o Academy: uma plataforma com os melhores cursos de vendas – ideal para vendedores e líderes comerciais.
Confira nossos cursos clicando na imagem abaixo:
7. Atribuir territórios de vendas estrategicamente
A atribuição estratégica de vendedores é um método assertivo para evitar redundâncias em seu processo de vendas e melhorar a eficiência do seu departamento comercial.
Essa iniciativa garante que nenhum vendedor esteja vendendo para as mesmas áreas/leads ao mesmo tempo.
O ideal é atribuir a seus melhores vendedores os territórios mais lucrativos, para garantir uma melhor taxa de fechamento nas ofertas com ticket mais alto.
Mas, como saber quais são as melhores regiões para vender seu produto/serviço? O modo mais prático de descobrir isso é usando o Explorador de Mercado da Leads2b:
8. Relacionar seu produto às dores dos seus potenciais clientes
A pesquisa que você conduziu em torno de sua persona de cliente ideal apontou quais são os problemas que seus possíveis compradores estão lutando, além do que eles precisam e o que desejam.
Entender essas necessidades e relacioná-las a seu produto, apresentando-o como a melhor solução para suas necessidades, é a maneira mais assertiva de conquistá-los.
Assim, seus vendedores estarão falando diretamente com os principais pontos fracos de seu cliente-alvo.
Além de usar os dados da sua persona, existem outras formas de identificar e extrair as dores dos seus potenciais clientes. É o que mostramos no e-book abaixo:
9. Incentive a gestão e nutrição eficaz de leads
Leads nutridos produzem, em média, um aumento de 20% nas oportunidades de vendas em relação aos não nutridos.
O que faz sentido, já que é sempre mais fácil vender para um possível comprador quente (alguém que conhece sua marca e foi preparado para a venda) do que para um cliente frio.
Por isso, é essencial ter um processo de nutrição de leads para aquecer seus potenciais clientes.
O melhor modo de fazer isso é usando um CRM integrado.
Este sistema permite que sua equipe de vendas veja em que ponto estão os compradores no ciclo de vendas, para que possam acompanhá-los da forma certa no momento certo.
Além disso, um sistema de CRM aumenta a eficiência do seu departamento de vendas ao:
- Mostrar à sua equipe o melhor momento para fazer o acompanhamento
- Ajudar sua equipe a adaptar as comunicações de acordo com a posição dos compradores na jornada de compra
- Atribuir prioridade a clientes que estão mais abaixo no funil de vendas.
Saiba mais sobre o CRM e como ele ajuda seu departamento comercial a obter a máxima eficiência no e-book abaixo:
10. Melhoria contínua, sempre
Não importa há quanto tempo você está no mercado ou o quanto seus processos são precisos, sempre há espaço para melhorias.
Considere novas maneiras de encontrar clientes potenciais, ajude seus vendedores a criar melhores argumentos de vendas e reforce a importância dos acompanhamentos para ajustar seu processo em cada etapa.
Não tenha medo de olhar para o seu sistema existente de um ponto de vista diferente.
Além disso, existem muitas ferramentas úteis que você e sua equipe podem usar para otimizar seu tempo, aumentando a eficiência do departamento comercial.
Como a Leads2b: que, além de garantir automação e gerenciamento eficaz de tarefas, ainda apresenta um funil de vendas com um visual prático, que permite identificar as áreas em que sua equipe pode ser mais eficiente, permitindo que tenham mais tempo para se concentrar nas vendas.
5 Métricas para acompanhar a eficiência do seu departamento comercial
Com as métricas abaixo, você pode aprender o quanto seu departamento comercial atual é eficiente.
1. Custo de aquisição de clientes e valor do tempo de vida do cliente
Custo de aquisição de clientes, ou CAC, é uma métrica essencial para entender a eficiência, pois permite que você saiba se seus recursos estão sendo alocados da melhor maneira.
Rastrear seu custo médio de aquisição de clientes ao longo do tempo também ajuda sua empresa a tomar decisões inteligentes.
Além disso, você pode conseguir mais orçamento para atividades de vendas ou novas contratações se puder mostrar à diretoria o impacto financeiro positivo do departamento comercial.
Mas, para ter essa informação completa, é preciso comparar seu CAC com seu LTV – ou lifetime value.
Sendo que, quanto mais próximos esses dois números estiverem, mais insustentável será o seu processo de vendas.
Além disso, lembre-se que o CAC não deve exceder o LTV.
2. Tempo de resposta ao lead
Quanto tempo leva para seus vendedores responderem a novos leads?
É fundamental que essas respostas ocorram o mais rápido possível, para garantir maiores chances de sucesso no contato com o lead.
Se você observar que alguns vendedores estão ficando para trás no tempo de resposta, pode ser hora de um novo treinamento.
Um tempo de resposta que aumenta com o tempo também pode ser um sinal de que a carga de trabalho por vendedor é muito grande e pode ser necessário contratar ajuda adicional.
3. Atividades de vendas por vendedor
Ainda que a análise da eficiência de vendas em uma base de equipe comercial seja útil, ela conta apenas uma história parcial.
Rastrear as métricas de vendas, como o número de ligações ou reuniões de vendas semanais por membro da equipe é fundamental.
Isso te ajuda não apenas a avaliar o desempenho individual, mas também a identificar os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe.
4. Frequência de contato com o cliente
Construir a confiança do potencial cliente é um fator importante em um departamento de vendas otimizado.
Ao monitorar a taxa de alcance do cliente, você pode ter certeza de que sua equipe está investindo na quantidade certa de tempo para criar um relacionamento duradouro.
Você também pode usar esses dados para entender quais táticas de vendas funcionam melhor com seus clientes.
Por exemplo, você pode descobrir quais pontos de contato convertem melhor para certas personas de clientes.
5. Eficiência de vendas
A fórmula para analisar a eficiência de vendas é:
Também conhecida como “número mágico”, a eficiência em vendas mostra qual foi o crescimento da receita obtida em um ano em comparação com as entradas de recursos.
Enquanto o CAC revela a quantia gasta para adquirir cada novo cliente, esse “número mágico” informa com que rapidez você recupera os custos de vendas.
Sendo que, se ele estiver abaixo de 0,5 você não tem um processo de vendas sustentável.
Um índice entre 0,5 a 1,0 indica que sua equipe comercial está operando com eficiência e você pode voltar sua atenção para melhorar a eficácia.
Já pontuações acima de 1,1 exigem a avaliação do desempenho da equipe de vendas em métricas de eficiência individuais, como o número de ligações de vendas por vendedor.
Conclusão
A eficiência do departamento comercial é a prioridade número 1 para empresas que querem fechar mais negócios e obter o melhor ROI para seu investimento em vendas.
Mas, a taxa de fechamento por si só não é uma medida precisa da eficiência do departamento comercial.
Muitas outras métricas devem ser rastreadas e diversas etapas precisam ser seguidas ao longo do caminho para garantir que a eficiência do seu departamento comercial seja a mais alta.
Com o que aprendeu aqui, conta para a gente: seu departamento comercial é eficiente?
Se a resposta é não, converse com um de nossos especialistas e descubra como a Leads2b pode trabalhar em conjunto com sua equipe de vendas para aumentar a eficiência e produtividade do seu departamento comercial.
Jéssica Muller
Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.
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