11 dicas para melhorar seu outbound

11 dicas para Melhorar seu Outbound

A prospecção comercial tem se moldado de diversas formas ao longo do tempo. Uma das mais conhecidas é a prospecção ativa, ou seja, entrar em contato com empresas através de uma lista de telefones ou emails utilizando cold call e cold mail.

Porém, com a tecnologia tomando espaço e um crescente acesso a informações, a personalização se tornou uma tendência e uma necessidade para empresas na hora de chamar atenção de seus prospects e viabilizar uma reunião ou uma conversa. De encontro com essas mudanças, a prospecção ativa também se tornou mais refinada.

Não existe uma fórmula secreta para ter sucesso na prospecção, porque os processos podem (e devem) flutuar de acordo com o seu mercado-alvo e outros fatores mais específicos, como: o ticket médio do seu serviço/produto, as dores que a sua solução resolve e a operação comercial da sua empresa.

Mas, é fato que, depois de uma análise profunda do seu negócio, o Outbound será uma excelente fonte de aquisição de novos clientes. 

Pensando nisso, vamos abordar aqui o que é Outbound, como ele ajuda na sua estrutura comercial e 11 dicas para melhorar o Outbound dentro da sua empresa.

O que é Outbound?

Outbound é um modelo de aquisição de novos negócios, no qual a prospecção é ativa, isto é, há a busca pelo seu mercado-alvo. Assim, é desenvolvida uma forma de abordagem com o objetivo de despertar o interesse dos seus potenciais clientes, tornando-os futuros clientes.

Esse modelo de prospecção dá a condição da sua empresa proativamente captar contatos que fazem sentido para o seu negócio e transmitir o valor da sua solução de forma personalizada.

O Outbound começa com a fonte de contatos certa. Neste caso, entram aqui listas de empresas e redes de relacionamento, por exemplo. Após ter o conhecimento das empresas ideais para prospectar, é hora de abordá-las.

Existem algumas maneiras de fazer esse primeiro contato, que pode ser por cold mailing e cold call. Utilizar mais de um meio de abordagem, a chamada cadência mista – pode envolver tanto e-mail, telefone e redes sociais -, aumenta a probabilidade de pessoas respondendo que têm interesse na sua solução.

Termos importantes para Outbound

  • Cold Call (Ligação Fria): é uma ligação que se faz para uma pessoa que não conhece você e nem a sua solução;
  • Cold Mailing (E-mail Frio): é um e-mail que se envia a uma pessoa que não conhece você e nem a sua solução;
  • Prospect: empresa em processo de prospecção;
  • Lead: contato que demonstrou interesse ou que aconteceu algum contato efetivo.

Vantagens da estratégia de Outbound

Com o marketing digital cada vez mais presente nas estratégias de aquisição de novos clientes, é natural que você se questione: “Ok, mas ir atrás dos meus potenciais clientes parece exaustivo e pouco eficiente”. Na verdade, assim como a tecnologia ajuda seus clientes a te encontrarem, ela pode – e deve – ajudar você a chegar até seus clientes.

Uma das vantagens de prospectar pelo Outbound é que você define quem você quer prospectar de acordo com sua capacidade de atendimento/produção. Assim, ao final do seu funil de vendas, você alcança uma maior previsibilidade de quantas possíveis vendas você vai fechar até o final do período analisado. Além disso, vamos analisar abaixo alguns outros benefícios do Outbound.

ROI mais rápido

O Retorno Sobre Inventimento (ROI) de uma estratégia Outbound tende a acontecer de maneira mais ágil. Uma vez que, comparado ao inbound, você não precisa esperar de maneira reativa o contato do seu potencial cliente. Você sabe que sua solução pode resolver um problema que esse prospect tem. Dessa forma, você tem um forte argumento de porque está contactando esse prospect.

Alcance mais assertivo de mercado

Dependendo do seu perfil de cliente ideal, eles podem não utilizar a internet. Pode soar estranho nos dias de hoje, mas é bem comum certos nichos de mercado não utilizarem os meios digitais como forma de encontrar uma solução para o seu problema.

Portanto, olhar para o seu mercado real ajuda a você compreender onde ele está e qual é a melhor maneira de entrar em contato com ele. Por exemplo: se você vende um produto voltado ao agronegócio, esse consumidor possui acesso à internet, porém, ao analisarmos o comportamento de consumo dele, ele não utiliza os motores de busca para encontrar uma solução do seu problema. Pensando nisso, uma maneira de contactar esse possível cliente é através de uma cold call.

prospecção ativa - dicas para melhorar o outbound

Assertividade de contato com o seu ICP

É fundamental que você entenda o cálculo de Volume vs Qualidade de prospecção para que, assim, você consiga compreender qual é o volume de prospecção necessário para aumentar suas taxas de conversão.

Precisamos lembrar que cada negócio tem a sua complexidade, seus modelos e, principalmente, funcionários comerciais que atuam de maneiras diferentes.

Mas o que isso quer dizer? Analisando o perfil dos colaboradores do seu comercial você vai encontrar pessoas que possuem um alto volume de prospecção e pessoas com um alto grau de qualificação na prospecção.

Nenhum dos perfis está certo ou errado, o que você precisa analisar são as métricas de maior relevância para o seu negócio. Você prefere um vendedor que prospecta 400 contatos por dia, mas fecha 10 ou um vendedor que prospecta 20 por dia, mas fecha 15?

E o contrário também precisa ser avaliado, não adianta você possuir uma super qualificação e no final do mês não bater sua meta. Portanto, é preciso encontrar um equilíbrio estratégico entre Volume vs Qualidade.

Buscando trazer eficiência e escalabilidade para a sua prospecção, você precisa utilizar o Ideal Customer Profile (ICP). O ICP é diferente da persona, pois não é um personagem fictício, mas uma série de informações construídas a partir do melhor perfil de cliente que você tem.

Veja um exemplo:

Empresas no setor de TI, com 15-50 colaboradores, localizadas no Brasil, com um ciclo de vendas médio de 3 meses e ticket médio de 3 mil reais. A equipe de marketing e vendas trabalham juntas, mas precisam de uma plataforma para centralizar o Outbound e Inbound para aumentar as vendas.

Como melhorar minha estratégia de Outbound?

Um dos ditados que mais se encaixa aqui é aquele que diz: “Não dá para consertar algo que você não sabe que está quebrado”. Para potencializar os resultados do Outbound é a mesma filosofia.

Quando se começa a mapear o mercado-alvo e a realizar filtros de busca, elaborando uma maneira de despertar o interesse do prospect, é necessário medir o quão eficiente a abordagem tem se mostrado e até mesmo a aderência das empresas mapeadas pelo seu negócio. De que forma fazer isso?

Existe uma “regra” de cold mailing construída através de um benchmark comercial chamada The 30/30/50 rule (A regra de 30/30/50). A definição dela compõe três taxas de conversão. Porém, antes de falarmos das taxas, é necessário falar sobre validação de dados. 

Se você ou a sua equipe comercial não validarem o e-mail da pessoa-chave antes de abordar, não se pode levar em conta as taxas de conversão a seguir. Isso porque você tem que ter alta assertividade que os e-mails de prospecção serão enviados ao tomador de decisão. Já escrevemos aqui sobre a importância dessa etapa e como fazê-la.

Bônus: A importância da validação de dados.

Taxa de abertura de e-mail

Essa taxa mede a quantidade de empresas abordadas x a quantidade de empresas que abriram efetivamente os seus e-mails. De acordo com essa regra, se nesta etapa você possui uma taxa de conversão menor que 30% de abertura de e-mails, significa que todas as outras partes do seu processo comercial ficarão mais difíceis.

Dicas de ouro para melhorar seus emails no Outbound:

1. Título dos e-mails

Imagine que caixa de e-mail da pessoa que você quer se conectar é cheia. Então, seu título deve personalizar o contexto e a mensagem. Por exemplo: *Primeiro-nome* você sabia que o setor *setor do possível cliente* teve uma baixa comercial de X%?

2. Crie uma cadência de contatos

É válido também criar uma cadência de alguns e-mails para que os prospects recebam frequentemente suas chamadas.

Taxa de resposta de e-mail

De pouco adianta a abertura dos seus e-mails serem boas se os prospects não respondem, certo? Por isso, saber quantos dos 30% que abriram, também responderam, é importantíssimo. Inclusive, uma taxa de resposta menor que 30% também não é o cenário ideal.

Dicas de ouro para melhorar suas taxas de resposta em emails no Outbound:

3. Conteúdo importa

O conteúdo desses e-mails deve ser curto e objetivo, no intuito de chamar a atenção das empresas, pontuando a dor de mercado alinhada com a sua solução. 

4. Personalize

Além disso, personalize os e-mails de acordo com o nome do prospect, empresa que ele administra e o segmento de atuação. Garanta que ele sinta como se aqueles e-mails tivessem sido enviados pelo seu celular, e escritos por você.

5. Converse com as pessoas corretas

Você está conversando com as empresas corretas? Considerar, ainda, que as empresas realmente fazem parte do seu ICP é importante. Se não, você estará enviando e-mails para empresas que não precisam da sua solução e, obviamente, elas não irão fazer questão de te responder.

6. Chame a atenção

Utilize CTAs dentro dos e-mails, deixando claro os próximos passos da conversa. Estudos sugerem que minimizar ou remover os esforços do prospect em dar os próximos passos aumentam as taxas de retorno.

Bônus: Como escrever emails que vendem.

cold mailling a arte de abrir portas - 11 dicas para melhorar seu outbound

Taxa de conversão de prospects para oportunidades

Essa é a parte em que, após abrir, ler e responder seus e-mails, a taxa de conversão deve ser cerca de 50%. Aqui estão os leads com maior qualificação (potencial e interesse).

Estar abaixo desta taxa não é positivo, no entanto, estar muito acima não significa necessariamente que você está realizando uma boa qualificação deste lead para que ele se torne uma oportunidade.

Quais os requisitos primordiais para que um lead se torne uma oportunidade de venda para a sua empresa? É o faturamento? A quantidade de funcionários? A existência de um problema pontual dentro da operação do lead?

Dicas de ouro para aumentar seu fechamento no Outbound:

7. Crie um formulário de qualificação

Coloque aqui todas as perguntas que você precisa obter com o lead para saber se ele passa para a próxima etapa ou se ele será perdido/nutrido (já falaremos sobre isso).

8. Valide a urgência de resolver o problema

Se ele tiver todos os requisitos de que você precisa saber para dar continuidade, em quanto tempo o lead quer resolver o problema em questão? Não adianta direcionar o lead para os próximos passos – seja uma demonstração ou uma visita – se ele tiver um prazo de médio a longo para pensar em uma solução.

9. É o momento de investir na sua solução?  

Se caso o orçamento do seu lead estiver apertado, de duas, uma: ou você verifica uma possibilidade de negociação, ou não é o momento de avançar. 

A regra do cold mailing também se aplica ao cold call, mas é um pouco diferente. Dessa vez, o benchmark comercial aponta The 30/50/50 rule (A regra 30/50/50).

Taxa de contato com o ICP

Quantas vezes você já ligou para um prospect e tentou escalar da secretária até o diretor da empresa? É difícil, né?

Essa taxa tem a ver com assertividade de contato. Se menos de 30% das suas conversas são com os decisores, alerta vermelho. Esse primeiro contato é imprescindível para dar direção ao restante do seu funil de vendas.

Assim como a validação de e-mail no cold mailing, ter em mãos quem são os decisores ajudará você a ter mais conversas efetivas.

Dica de ouro para melhorar seus contatos por cold call no Outbound:

10. Saiba com quem você deve falar

Seja um gestor, um analista ou o diretor, ter conhecimento do nome de quem está no quadro societário pode ser a diferença entre uma ligação de sucesso e uma fracassada. Imagine que eu ligue para uma empresa já falando que o João (um dos sócios) pediu um contato meu para discutir sobre um projeto em andamento. Essa abordagem dá maior abertura do que se eu ligar e pedir para falar com um dos sócios, sem citar nomes, por exemplo.

Taxa de qualificação

Até aqui, metade do caminho já foi. Você tem nessa etapa uma taxa de conversão de 50% de qualificação nas suas ligações com o ICP. Esse é o mínimo se o seu trabalho for bem feito.

Dica de ouro para melhorar sua qualificação no Outbound:

11. Tenha informações prévias do seu prospect

Ter conhecimento do público do seu potencial cliente e saber a idade da empresa está entre essas informações. Com isso, você tem mais facilidade de qualificar a pessoa-chave e passar autoridade, mostrando que você se importou em estudar a empresa dele.

Taxa de conversão de oportunidades para fechamento

Depois de abordar a pessoa certa e qualificar ela, o mínimo de uma boa conversão para fechamento é de 50%. O ponto aqui é, além de seguir o processo acima, gerar valor ao lead e ditar os próximos passos que irão seguir até o fechamento.

Tudo que vai, (geralmente) volta

Nem sempre os leads fecharão, certo? Nem sempre no momento que você quer, pelo menos. Isso pode acontecer tanto com lead quanto com oportunidades, ou seja, potenciais clientes que avançaram no funil, mas que por algum motivo não aderiram a sua solução. Essas empresas podem vir a fechar com você com algumas estratégias.

Motivos de perda

Alguns contatos não terão orçamento, outros não terão urgência. Independentemente disso, “perder” esses contatos por motivo é o início de uma parceria futura.

Quando você estiver com alguma promoção ou negociação mais flexível, você pode gerar impacto nessas empresas que até então não tinham condições financeiras. Da mesma forma, recuperar contatos que pediram retorno após alguns meses, pode salvar o seu mês.

Conclusão 

Operações comerciais estão sempre em fase de mudança e aprimoramento. E potencializar o seu Outbound faz parte de uma análise assídua em cima dos números de conversão, de contatos efetivos, de ticket médio praticado, e muitos outros indicadores. Afinal, não dá para saber onde se quer chegar sem saber onde está.

O benchmark é uma das maneiras mais eficazes de se medir bons resultados de um determinado processo ou metodologia. Os dados acima são uma referência para que você veja como está o seu funil de vendas.

Se estiver muito fora disso, verifique a rotina da sua equipe em cada etapa e identifique onde está o seu gargalo. Caso você ainda não tenha conhecimento das suas taxas de conversão e sequer um processo claro, a sua meta é apenas um número longe de ser alcançado e mais desafiador ainda para manter constância.

Mariana Sanches

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