Os filtros de spam, através de diferentes critérios, filtram e-mails em massa indesejados e não solicitados, evitando que cheguem às caixas de entrada.
Basicamente, eles examinam e-mails nos mínimos detalhes para garantir que o conteúdo irrelevante e mal escrito nunca chegue aos assinantes.
Mas, algumas vezes, por não tomar alguns cuidados, alguns vendedores acabam tendo seus e-mails classificados como spam – e não conseguem se comunicar com seus potenciais clientes.
Com isso, não só os compradores perdem propostas de valor, como também as empresas acabam perdendo de vender.
Por isso, é importante conhecer algumas práticas que podem evitar que isso aconteça:
- Escolha um provedor de e-mail confiável
- Autentique seu e-mail
- Mantenha sua lista de contatos limpa e atualizada
- Use verificadores de spam
- Obtenha um certificado
- Verifique se você é um remetente na lista negra
- Use um nome de remetente reconhecível
- Personalize sua mensagem
- Use listas segmentadas
- Fique longe de palavras que disparam gatilhos de spam
- Evite conteúdo de rich media
- Não incorpore formulários
- Sempre que possível, evite incluir anexos também
- Linhas de assunto somente com a primeira letra em maiúsculo
- Não abuse dos pontos de interrogação
- Cuidado com seu HTML
- Esteja sempre atualizado sobre a tecnologia de filtros de spam
15 dicas para evitar cair na caixa de spam
O e-mail é um dos principais canais de comunicação com os clientes e possíveis compradores.
Eles podem ser utilizados tanto em estratégias de cold mail, como para entrega de newsletters e em acompanhamentos (follow-ups).
Mas eles não podem ajudar seus destinatários se nunca chegarem às suas caixas de entrada.
Confira a seguir 15 dicas para evitar cair na caixa de spam.
1. Escolha um provedor de e-mail confiável
Os provedores de serviços de e-mail obtêm boa reputação com base na boa reputação de seus clientes.
Assim, se os clientes de um provedor enviam conteúdo valioso e relevante, com pontuações altas em seus endereços IP, o provedor automaticamente se torna confiável.
Portanto, ficar longe de provedores com má reputação é uma obrigação, já que seus endereços IP geralmente são bloqueados por provedores de boa reputação, como Gmail, Yahoo ou Hotmail.
2. Autentique seu e-mail
A autenticação de e-mail pode ser complicada, mas é a chave para verificar se você é quem diz ser e se está enviando e-mails legítimos.
O que te mantém bem longe das caixas de spam.
Afinal, os provedores de caixa de entrada confiam mais em endereços autenticados e têm maior probabilidade de entregar essas mensagens diretamente na caixa de entrada.
Os 4 métodos abaixo autenticam seu e-mail e ajudam a mostrar aos provedores que seu e-mail é digno da caixa de entrada e não da pasta de spam:
- Sender Policy Framework (SPF): confirma sua identidade comparando o IP do remetente (encontrado no registro DNS do domínio) com uma lista de IPs autorizados a enviar desse domínio.
- Domain Keys Identified Mail (DKIM): garante que o e-mail não seja violado durante o processo de transmissão/envio.
- DMARC (Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance): potencializa o poder do DKIM e do SPF ao exigir ambos para enviar e entregar mensagens eletrônicas.
- Indicador de Marca para Identificação de Mensagem (BIMI): anexa o logotipo da sua empresa aos seus e-mails, tornando-os mais reconhecíveis pelos destinatários.
3. Mantenha sua lista de contatos sempre limpa e atualizada
A manutenção regular da lista é a melhor forma de manter suas mensagens fora da caixa de spam dos destinatários.
Remover endereços que tiveram os e-mails devolvidos, por exemplo, é uma das maneiras mais eficazes de limpar sua lista.
Afinal, as taxas de rejeição são um dos principais fatores que determinam a reputação do remetente.
Isso porque o envio de vários e-mails para um endereço inativo acaba sendo registrado como spam.
Portanto, assim que receber uma dessas, exclua o e-mail problemático da sua lista.
Outra forma de eliminar esse problema é usando a validação de contatos – que, basicamente, é a prática de ligar para a empresa do seu contato e pedir que alguém confirme o e-mail da pessoa para você.
4. Use verificadores de spam
Um verificador de spam é um serviço que executa seus e-mails através dos filtros de spam, detectando problemas que podem fazer com que sua mensagem acabe em spam (endereço IP/domínio na lista negra, conteúdo impróprio, etc).
Os verificadores de spam ajudam a analisar se você vai conseguir realmente alcançar seus clientes ou se vai acabar na caixa de spam.
Uma das alternativas mais usadas para testar os e-mails nesse sentido é o Mail Tester.
Se for usá-lo, lembre-se de compor o e-mail exatamente da forma como ele seria enviado para o cliente. Assim você aumenta as chances de conseguir um resultado mais exato.
5. Obtenha um certificado
Para evitar a temida caixa de spam, também é possível obter um credenciamento de remetente garantindo que você não é um spammer.
Existem empresas, como ReturnPath, que avaliam suas práticas de e-mail e certificam você como um remetente confiável.
Este certificado garante que seus e-mails cheguem à maioria das caixas de entrada, já que sinaliza ao ISP para permitir que seus e-mails sejam liberados dos filtros de spam.
Este não é um serviço gratuito, mas vale a pena investir, visto que o dinheiro que você gasta pode retornar com o aumento das conversões.
6. Verifique se você é um remetente na lista negra
Se seu endereço IP tiver uma má reputação no mundo virtual, é provável que seus e-mails caiam na caixa de spam.
Pois, como vimos, a reputação do seu endereço IP afeta diretamente as taxas de entrega de e-mail.
Existem certas ferramentas, como Multirbl.Valli ou MxToolbox, que permitem verificar se você é um remetente na lista negra.
Basta inserir o endereço IP ou o nome do domínio na caixa e clicar em ‘verificar’.
7. Use um nome de remetente reconhecível
Os principais provedores de serviços de e-mail tendem a prestar muita atenção ao campo remetente.
Por quê? Porque a tecnologia de spam também possui filtragem baseada em reputação, que reúne informações sobre a origem da mensagem (endereço IP e domínio), entre outras coisas.
Em outras palavras, alterar o endereço IP de origem frequentemente sinaliza negócios duvidosos, levando o provedor de serviços de e-mail a fazer uma verificação do seu domínio.
E se você escolher um endereço presente na lista negra, seu e-mail será marcado como spam.
Sem falar que alterar o endereço de e-mail com frequência confunde seus destinatários, que podem acabar te marcando como spam.
Portanto, evite mudanças frequentes de nomes no campo de remetente e/ou nomes obscuros, como: 1258gps@doman, noreply@domain, etc.
8. Personalize sua mensagem
Como acabamos de ver, o seu destinatário pode, ele mesmo, marcar suas mensagens como spam.
Você pode evitar que isso aconteça, você deve apostar na personalização.
Uma das coisas que mais faz com que um usuário marque um e-mail como spam é uma comunicação robotizada, padronizada, que não fala diretamente a ele, nem aborda seus problemas específicos.
Por isso, antes de enviar seus e-mails, pesquise mais sobre seus contatos, entenda suas dores e desejos e mire no coração deles.
Cuide principalmente da linha de assunto, que é a primeira coisa que seu destinatário vê.
Elabore frases curtas – que possam ser visualizadas por inteiro na linha – e que instiguem seus destinatários a abrirem as mensagens.
Uma boa dica é usar os gatilhos mentais, que convencem as pessoas a tomar uma ação.
9. Use listas segmentadas
Outra coisa que pode fazer seu destinatário te marcar como spam é quando você oferece algo que não tem absolutamente nada a ver com o contexto dele.
Por exemplo, oferecer equipamento hospitalar para um açougue.
Portanto, se você faz compra de listas, esse deve ser um cuidado muito importante: optar por listas segmentadas.
Assim, você garante que somente empresas que estão dentro do segmento do seu público-alvo vão receber sua comunicação.
Além de que você vai estar realmente entregando valor a esses contatos ao oferecer uma solução para um problema real que eles têm – e que você é totalmente capaz de resolver.
Com a plataforma da Leads2b, por exemplo, você tem acesso a mais de x segmentos de empresas em tempo real.
10. Fique longe de palavras que disparam gatilhos de spam
Existem algumas palavras e expressões que fazem seu e-mail ser marcado como spam instantaneamente.
Para não atrair a verificação dos filtros de spam e ser pego nela, evite os seguintes termos no corpo e nas linhas de assunto dos seus e-mails:
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- Dinheiro
- Sem obrigação.
11. Evite conteúdo de rich media
A maioria dos provedores de e-mail comuns não permite a visualização de conteúdo de mídia avançada.
Como, por exemplo, incorporações de vídeo e Flash.
Portanto, evite incluí-los em seus e-mails se quiser evitar cair na caixa de spam.
Além disso, se você inseri-los e eles não aparecerem ou funcionarem corretamente, o visual vai parecer desleixado e não confiável para seus clientes.
Isso pode prejudicar sua credibilidade, pois – mesmo não sendo – seu e-mail vai parecer spam e pode ser marcado como um pelo próprio comprador.
Mas, se o conteúdo de mídia é essencial para sua estratégia, coloque-o em seu site e insira um link para ele no corpo do e-mail.
Por exemplo, se você quer que os clientes vejam um vídeo, inclua uma imagem com um botão de reprodução que, uma vez clicado, leva seus clientes ao vídeo específico em seu site.
Evite também usar JavaScript e outros scripts dinâmicos, pois eles alertarão os filtros de spam.
12. Evite incorporar formulários
A incorporação de formulários nos seus e-mails levanta outra bandeira vermelha para os filtros de spam.
Isso porque os formulários representam um risco de segurança e geralmente não são compatíveis com usuários de e-mail comuns.
Em vez de incluir formulários incorporados, você pode criar um link para uma página de destino ou inserir um botão de chamada para ação (CTA).
13. Sempre que possível, evite incluir anexos também
Anexar arquivos aos seus e-mails, como documentos do Word ou PDFs, alerta os filtros de spam imediatamente.
Arquivos anexados também aumentam o tamanho do seu e-mail e, consequentemente, aumentam o tempo de carregamento.
Você pode evitar que isso aconteça colocando o documento específico em seu site e fornecendo um link ou CTA que leva ao local do documento.
14. Linha de assunto somente com a primeira letra em maiúsculo
As linhas de assunto escritas em maiúsculas não apenas incomodam os destinatários, que se sentem tentados a marcar seu e-mail como spam, mas também alertam os filtros de spam.
Portanto, se quiser chamar a atenção dos seus destinatários, prefira fazer isso através de gatilhos mentais bem desenvolvidos do que simplesmente escrevendo tudo em maiúsculo.
15. Evite abusar dos pontos de exclamação
Seja no corpo do e-mail ou na linha de assunto, evite ao máximo os pontos de exclamação. E, se precisar muito usar, que seja um só.
Usar vários pontos de exclamação em uma fileira vai fazer com que seus envio sejam considerados spam tanto para os destinatários como para os fornecedores de acesso à internet (ISPs).
16. Cuidado com seu HTML
Certifique-se de que seu código está correto.
Se o seu e-mail incluir código HTML com tags quebradas ou incompletas, os filtros de spam provavelmente impedirão que ele chegue à caixa de entrada desejada.
17. Esteja sempre atualizado com a tecnologia de filtros de spam
Isso pode parecer uma tarefa entediante, pois exige que você esteja constantemente alerta para as mudanças tecnológicas e as leis que estão por vir.
Mas, seu aprendizado e aprimoramento constantes só irão beneficiar suas entregas de e-mail a longo prazo.
Portanto, vale a pena o esforço.
Conclusão
Infelizmente, não existe uma fórmula mágica que garanta que seus e-mails não serão enviados para a caixa de spam.
Os fornecedores de acesso à internet, provedores de e-mail e leis anti-spam são brutais e não há um guia definitivo para te ajudar a lidar com os problemas de capacidade de entrega.
Mas, prestando atenção a questões técnicas, limpando suas listas de e-mail, tomando cuidado para evitar todos os gatilhos de spam nas linhas de assunto e corpos de e-mail, você tem mais chances de preservar sua credibilidade, reputação e proteger seu endereço de IP/domínio de acabar na lista negra.
Sucesso!
Jéssica Muller
Mãe, sagitariana, geek e apaixonada por leitura (leio 150 livros por ano). Pode me chamar de príncipe dos Sayajins.
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